Club Leadership Information

   

English

2026 Information for Soroptimist Club Leaders

Nominations

Nomination forms were sent in late July by email to club email addresses and club presidents. Nominations are due to headquarters by September 15, 2026, for:

• SIA Board of Directors. Nominations are being accepted from all clubs in the electoral areas  nominating this year: Electoral Area 2-Eastern Canada and Western Canada Regions; Electoral Area 4-Japan Higashi and Japan Kita Regions; Electoral Area 6-America del Sur and Mexico/Centroamerica Regions; Electoral Area 8-Japan Chuo Region; Electoral Area-9 Camino Real, Desert Coast and Golden West Regions. Nomination information can be found on the SIA website. 

Electronic Ballots

Ballots to approve amendments to the SIA Bylaws (October-December 2026), to elect members the SIA Board in electoral areas/regions electing this year (November 2026-January 2027), to elect the SIA President-elect (February-April 2027) and to endorse candidates from SIA for the position of SI President (June-August 2027) will be completed by electronic ballot. Access to the club’s ballot and all information regarding elections will be sent to each club’s @soroptimist.net email address. Therefore, it is imperative that at least one club officer monitors your club email account on a regular basis for these important pieces of business. Club presidents and club treasurers will receive advance notice of all ballots at their personal email addresses as well.  Clubs can access instructions on using their @soroptimist.net email address on the SIA website.   

Member Portal

Club presidents, treasurers, and administrators can log into the new member portal using your individual, unique email address and password. For cybersecurity purposes, each member must have a unique email address. 

You will be able to review your club roster, add and pay for new members, update club officers’ and members' contact information, make donations on behalf of the club, and much more. Tech Talk Labs with instructions for navigating these features can be found here. Please ensure your club’s treasurer and administrator are comfortable accessing the SIA website to find the administrative forms and guidance needed to carry out their duties. If this is beyond their comfort level, please assign a “buddy” to help them ease into this process. 

You can view training videos here:  

Part I: How to Log In and Navigate the New Member Portal  

Part II: Generate an Invoice to Pay Dues  

How To Guide for Club and Members 

Financial Best Practices

• Club Bank accounts  

• Accounts should have at least two signatories. One should be the club treasurer and the second should be another officer. Signatories should not be related (parent/grandparent, child/grandchild, spouse/domestic partner, sibling) by adoption, blood or marriage.   

• Someone who does not have signatory authority on the bank accounts should receive and review a copy of the monthly bank statements. 

• Reconcile bank accounts monthly. 

• Budgeting and Financial Reporting 

• Treasurers should prepare a budget at least once a biennium basis 

• The budget should be reviewed and accepted by the club board.  

• Share financial information with your club regularly. 

• Actual financial results should be compared to the budget and presented with the financial statements at least quarterly. 

• Accounting and Filing System 

• Maintain clear and organized accounting records. 

• Ensure that two individuals have access to the accounting records to support continuity.   

• Create a electronic filing system that is easily transferred to the next leadership team.  

• Documentation  

• All policies and procedures should be documented in writing accessible by the club board. 

 

Insurance Information for Clubs in the United States

While good financial practices help protect your club, having appropriate insurance in place is equally important. Philadelphia Insurance Companies, with Arthur J. Gallagher (Gallagher) as our broker, underwrites your club liability insurance coverage. It protects Soroptimist from negligent acts resulting in bodily injury, personal injury or property damage arising from a club activity. This insurance is required for all clubs in the U.S. and the premium is paid along with SIA dues through with a $16 per member fee.You can find information on what is covered and excluded and general procedures in the club insurance overview handbook on the SIA website on the Club Administration page.  

Recently, Gallagher updated its personnel working on Soroptimist’s account. All clubs can contact Francis Villegas (francis_villegas@ajg.com phone: 818-539-9418) or Katie Hansen (Katie_Hansen@ajg.com, phone: 559-326-2007) with questions. See the club insurance overview handbook for SIA’s complete Gallagher team.

Request forms were updated in August 2026; please use the updated forms to ensure requests are handled quickly. Fill out the certificate of insurance (“COI”) request form for copies of the certificate; instructions for filling out the certificate request form also are available on the SIA website. Please request certificates 30 days prior to the event.

The updated special event application is available on the SIA website for special events that are not covered by the general liability insurance. The special event application must be submitted to Gallagher a minimum of 30 days prior to your club event in order to obtain special event coverage.  Please review the insurance overview handbook for more information.

For clubs holding events where Soroptimist members serve alcohol: please see the “TIPS Training” section of the SIA website, as your club’s members are required to have completed training on alcohol service as part of our insurance coverage. If your club is holding an event where your local government jurisdiction requires a license to hold the event, please contact Gallagher immediately ensure the club has the proper documentation and coverage for the event.   

In addition to the required liability insurance coverage all clubs in the U.S. and its territories carry through SIA, clubs may also purchase additional, optional insurance plans as well. Gallagher provides the optional Management Liability Insurance (also called directors and officers, or D&O, liability insurance).

Management Liability Insurance protects the personal assets of the club’s officers/board members for decisions made in good faith on the club’s behalf that may have unintended negative consequences or be called into question. The 2026 policy year runs from May 18, 2026 to June 1, 2027, but a club may opt into the coverage at any point during the policy year for the $312 premium. SIA headquarters and Gallagher strongly urges all clubs to obtain this coverage. Clubs can opt in to this coverage by submitting the management liability new enrollment form from the SIA website to Gallagher as noted on the form.

 

Reminder for Clubs in the United States Who Hold 501(c) Federal Tax Status

All clubs holding any 501(c) federal tax status are required to file annually a Form 990 with the Internal Revenue Service (IRS) no later than four and half months following the conclusion of the club’s tax/fiscal year; for most clubs, the deadline is November 15. Any club that has not filed an annual return for three consecutive years will have its federal tax status revoked by the IRS, which means donors will no longer be able to receive charitable deductions for their donations, and the club will be liable for federal income taxes. Per SIA Procedure B.5., any U.S. club that loses its 501(c)(3) status with the IRS will forfeit their charter and be required to re-charter with a new club name in accordance with SIA Procedure B.1. and apply for a new federal EIN Tax-ID number and then apply for IRS exempt status through SIA’s group exemption. 

Clubs that have gross annual income of $50,000 or less may file their annual return by the “e-Postcard” system. Filing with the “e-postcard” system generates a receipt, which can be printed and saved. Please make sure you file this postcard by the November 15 deadline and save the receipt. If your club is above the $50,000 threshold, file the appropriate form with the IRS before the November 15 deadline. SIA headquarters also urges all club treasurers to provide verification of the filing to the club president/board of directors. If using the “e-postcard” system, simply provide a copy of the receipt to verify the filing. 

All series 990 forms, including the 990 and 990 EZ must be filed electronically. The IRS maintains a list of Authorized IRS E-file Providers for tax-exempt organizations. There is usually a fee to download the software or to use the cloud-based system to prepare/file your 990. Please be aware that SIA has not vetted any of these authorized e-filer providers, and each club must determine the best e-filer based on its own individual circumstances. There are also online reviews that compare series Form 990 e-filer providers, which your club may want to consult. Again, SIA has not vetted any of these providers or reviews. Make sure your club can save a copy of your 990 filing, and any transmission receipts provided by the e-filer for your club’s records.

Beginning in the 2026-2027 club year, the IRS will now require SIA, as the parent organization of the 501(c)(3) group exemption to exert more oversight of financial reporting for all clubs and regions that are part of the group exemption. Please stay tuned for more information on these requirements, and submission of information, as the specifics are finalized.

 

---

Spanish

Información para líderes de clubes Soroptimist 2026

Postulaciones

Los formularios de postulación se enviaron a fines de julio por correo electrónico a las direcciones de los clubes y a sus presidentas. Las postulaciones deben enviarse a la sede principal antes del 15 de septiembre de 2026 para la:

• Junta de Directoras de SIA. Se aceptan candidaturas de todos los clubes en las áreas electorales que nominan este año: Área Electoral 2: Eastern Canada y Western Canada Region; Área Electoral 4: Japan Higashi y Japan Kita Region; Área Electoral 6: America del Sur y Mexico/Centroamerica Region; Área Electoral 8: Japan Chuo Region; Área Electoral 9: Camino Real, Desert Coast y Golden West Region. La información sobre la postulación se puede encontrar en el sitio web de SIA.

Boletas electorales electrónicas

Las votaciones para aprobar enmiendas a los Estatutos de SIA (octubre-diciembre de 2026), elegir miembros de la Junta de Directoras de SIA en áreas/regiones electorales que elijan este año (noviembre de 2026-enero de 2027), para elegir a la presidenta electa de SIA (febrero-abril de 2027) y para respaldar a las candidaturas de SIA para el cargo de Presidenta de SI (junio-agosto de 2027) se completarán mediante boletas electorales electrónicas. El acceso a la votación del club y toda la información relativa a las elecciones se enviará a la dirección de correo electrónico @soroptimist.net de cada club. Por lo tanto, es imperativo que al menos una oficial del club supervise periódicamente la cuenta de correo electrónico del club para estos asuntos importantes. Las presidentas y tesoreras de los clubes también recibirán un aviso previo de todas las votaciones en sus direcciones de correo electrónico personales. Los clubes pueden acceder a las instrucciones sobre el uso de su dirección de correo electrónico @soroptimist.net en el sitio web de SIA.

Portal de miembros

Las presidentas, tesoreras y administradoras del club pueden iniciar sesión en el nuevo portal de miembros utilizando su dirección de correo electrónico y contraseña individuales y únicas. Por motivos de ciberseguridad, cada miembro debe tener una dirección de correo electrónico única. 

Podrá revisar la nómina de su club, agregar y pagar por nuevas miembros, actualizar oficiales del club y la información de contacto de las miembros del club, hacer donaciones en nombre del club y mucho más. Los laboratorios de Tech Talk con instrucciones para utilizar estas funciones se pueden encontrar aquí. Asegúrese de que la tesorera y la administradora de su club puedan acceder sin dificultad al sitio web de SIA para encontrar los formularios administrativos y la guía necesaria para llevar a cabo sus funciones. Si tienen inconvenientes con este proceso, asígneles una asistente para que las ayude a adaptarse. 

Puede ver videos de capacitación aquí:  

Parte I: Cómo iniciar sesión y navegar en el nuevo portal de miembros  

Parte II: Generar una factura para pagar las cuotas  

Guía práctica para clubes y miembros 

Buenas prácticas financieras

• Cuentas bancarias del club  

• Las cuentas deben tener al menos dos firmantes: la tesorera del club y alguna otra oficial. Las firmantes no deben tener ningún parentesco (madre, abuela, hija, nieta, cónyuge o pareja de hecho, hermana) por adopción, consanguinidad o matrimonio.   

• Alguien que no tenga autoridad para firmar las cuentas bancarias debe recibir y revisar una copia de los extractos bancarios mensuales. 

• Conciliar cuentas bancarias mensualmente. 

• Presupuestación e informes financieros. 

• Las tesoreras deben preparar un presupuesto al menos una vez cada bienio 

• El presupuesto deberá ser revisado y aceptado por la junta directiva del club.  

• Comparte información económica con tu club periódicamente. 

• Los resultados financieros reales deben compararse con el presupuesto y presentarse junto con los estados financieros al menos trimestralmente. 

• Sistema de contabilidad y archivo 

• Mantener registros contables claros y organizados. 

• Asegurarse de que dos personas tengan acceso a los registros contables para garantizar la continuidad.   

• Crear un sistema de archivos electrónicos que pueda transferirse fácilmente al siguiente equipo de liderazgo.  

• Documentación  

• Todas las políticas y procedimientos deben documentarse por escrito y ser accesibles para la junta directiva del club. 

 

---

Portuguese

Informações para líderes de clubes Soroptimistas para 2026

Indicações

Os formulários de indicação foram enviados no final de julho, por e-mail, aos endereços dos clubes e das presidentes dos clubes. As indicações devem ser enviadas à Sede até 15 de setembro de 2026 para:

• Conselho de Administração da SIA. Aceitamos as indicações de todos os clubes nas áreas eleitorais que terão indicações este ano: Área Eleitoral 2-Eastern Canada Region e Western Canada Region; Área Eleitoral 4-Japan Higashi Region e Japan Kita Region; Área Eleitoral 6-America del Sur Region e Mexico/Centroamerica Region; Área Eleitoral 8-Japan Chuo Region; Área Eleitoral 9-Camino Real Region, Desert Coast Region e Golden West Region. Informações sobre as nomeações estão disponíveis no site da SIA. 

Votação eletrônica

As votações para aprovar emendas ao Estatuto da SIA (outubro a dezembro de 2026), para eleger membros do Conselho de Administração da SIA nas áreas/regiões eleitorais que realizarão eleições este ano (novembro de 2026 a janeiro de 2027), para eleger a Presidente-eleita da SIA (fevereiro a abril de 2027) e para apoiar candidatas da SIA ao cargo de Presidente da SI (junho a agosto de 2027) serão realizadas por meio de votação eletrônica. As instruções para acessar a votação do clube, bem como todas as informações sobre as eleições, serão enviadas para o endereço de e-mail @soroptimist.net de cada clube. Por isso, é fundamental que pelo menos uma das dirigentes do clube acesse regularmente o e-mail do clube para não perder comunicações importantes como essas. As presidentes e tesoureiras dos clubes também receberão um aviso prévio sobre todas as votações em seus endereços de e-mail pessoais.  Os clubes podem consultar, no site da SIA, as instruções sobre o uso do endereço de e-mail @soroptimist.net.

Portal das associadas

As presidentes, tesoureiras e administradoras dos clubes podem acessar o novo Portal das Associadas usando seus endereços de e-mail e senhas individuais e exclusivos. Por motivos de segurança cibernética, cada associada deve ter um endereço de e-mail exclusivo. 

Você poderá revisar a lista de associadas do seu clube, adicionar novas associadas e efetuar pagamentos referentes a elas, atualizar as informações de contato das dirigentes e das associadas do seu clube, fazer doações em nome do clube e muito mais. O Tech Talk Labs, com instruções sobre como usar esses recursos, está disponível aqui. Verifique se a tesoureira e a administradora do seu clube conseguem acessar o site da SIA sem problemas para encontrar os formulários administrativos e as instruções necessárias para desempenhar suas funções. Caso enfrentem dificuldades, designe uma “companheira” para ajudá-las a realizar esse procedimento. 

Você pode assistir aos vídeos de treinamento aqui:

Parte I: Como fazer login e navegar no novo portal de associadas

Parte II: Gerar uma fatura para pagar as mensalidades

Guia prático para o clube e para as associadas

Melhores práticas financeiras

• Contas bancárias do clube  

• As contas devem ter pelo menos duas signatárias. Uma delas deve ser a tesoureira do clube e a outra, uma das dirigentes. As signatárias não devem ter entre si relação de parentesco (pais/avós, filhos/netos, cônjuges/companheiros(as), irmãos), seja por adoção, consanguinidade ou casamento.

• Uma pessoa que não tenha autorização para assinar as contas bancárias deve receber e revisar uma cópia dos extratos bancários mensais. 

• Realizar a conciliação das contas bancárias mensalmente. 

• Orçamento e relatórios financeiros 

• As tesoureiras devem preparar um orçamento pelo menos uma vez por biênio. 

• O orçamento deve ser revisado e aceito pelo Conselho de Administração do clube.  

• Compartilhar as informações financeiras regularmente com o clube.

• Os resultados financeiros reais devem ser comparados com o orçamento e apresentados, juntamente com as demonstrações financeiras, pelo menos trimestralmente. 

• Sistema de contabilidade e arquivamento 

• Os registros contábeis devem ser mantidos de forma clara e organizada. 

• Garantir que duas pessoas tenham acesso aos registros contábeis para assegurar a continuidade.   

• Criar um sistema de arquivamento eletrônico que possa ser facilmente transferido para a próxima equipe de liderança.  

• Documentação  

• Todas as políticas e procedimentos devem ser documentados por escrito e estar acessíveis ao Conselho de Administração do clube.