Club Leadership Information

   

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2025 Information for Soroptimist Club Leaders

Nominations

Nomination forms were sent in late July by email to club email addresses and club presidents. Nominations are due to headquarters by September 15, 2025, for: 

• SIA Board of Directors. Nominations are being accepted from all clubs in the electoral areas  nominating this year: Electoral Area 1-Brazil Region; Electoral Area 3-Japan Minami and Japan Nishi Regions; Electoral Area 5-Korea Region, Electoral Area 10-Founder, Sierra Nevada, and Sierra Pacific Regions; Electoral Area 11-Central East Coast, Midwestern, North Atlantic, South Central and Southern Regions; Electoral Area 12-Northwestern and Peaks to Plains Regions; Electoral Area 13-Taiwan Region Nomination information can be found on the SIA website.

Electronic Ballots

Ballots to elect members to the SIA Board in electoral areas/regions electing this year (November-January) and to elect the SIA President-elect (February-April) will be completed by electronic ballot. Access to the club’s ballot and all information regarding elections will be sent to each club’s @soroptimist.net email address. Therefore, it is imperative that at least one club officer monitors your club email account on a regular basis for these important pieces of business. Club presidents and club treasurers will receive advance notice of all ballots at their personal email addresses as well.

Member Portal

Previously, members signed onto our website using the club’s ID number (ex: 110987) to access the club profile to pay dues. Starting in July 2024, we will no longer require ID numbers to log in. Club presidents, treasurers and administrators can log into the new member portal using your individual, unique email address and password. For cyber security purposes, each member must have a unique email address.

You will be able to review your club roster, make changes to the roster by adding and paying for new members, update club officers, update contact information for members of your club, make donations on behalf of the club, and much more. Tech Talk Labs with instructions on how to navigate these features can be found here. Please make sure your club’s treasurer and administrator is comfortable accessing the SIA website for the administrative forms and directions needed to carry out her duties. If this is beyond her comfort level, please assign a “buddy” to help ease her into this process.

You can view training videos here:

Part I: How to Log In and Navigate the New Member Portal

Part II: Generate an Invoice to Pay Dues

How To Guide for Club and Members

Financial Best Practices

• Club Bank accounts  
• Accounts should have at least two signatories. One should be the club treasurer and the second should be another officer.  
• Someone who does not have signatory authority on the bank accounts should receive and review a copy of the monthly bank statements. 
• Reconcile bank accounts monthly. 
• Prepare financial statements at least quarterly (monthly is preferred) 
• Present financial information to your club regularly. 
• Budgeting 
• Treasurers should prepare a budget at least once a biennium basis 
• The budget should be reviewed and accepted by the club board.  
• Actual financial results should be compared to the budget and presented with the financial statements at least quarterly. 
• Accounting and Filing System 
• Maintain clear and organized accounting records. 
• Ensure that two individuals have access to the accounting records to support continuity.   
• Create a filing system that is easily transferred to the next leadership team.  

• Documentation  
• All policies and procedures should be documented in writing accessible by the club board. 

 

Insurance Information for Clubs in the United States

While good financial practices help protect your club, having appropriate insurance in place is equally important. Philadelphia Insurance Companies, with Pacific Ag Insurance as our broker, underwrites your club liability insurance coverage. It protects Soroptimist from negligent acts resulting in bodily injury, personal injury or property damage arising from a club activity. This insurance is required for all clubs in the U.S. and the premium is paid along with your dues with a $15 per member fee. You can find information on what is covered and excluded and general procedures in the club insurance overview handbook on the SIA website on the Club Administration page. Clubs should request a certificate of insurance (“COI”) for any event that requires special wording including the certificate holder being named additional insured; please contact our broker at Pacific Ag (phone 559-584-3391) or at the email address on the certificate for any advice.

An event questionnaire is available on the SIA website for special events and those consisting of more than 2,500 attendees at any one time. Both the COI and the event questionnaire must be submitted to Pacific Ag Insurance a minimum of 30 days prior to your club event in order to try and obtain special event coverage.  Please review the insurance overview handbook for more information.

For clubs holding events where Soroptimist members serve alcohol: please see the “TIPS Training” section at the end of the insurance overview handbook. If your club is holding an event where your local government jurisdiction requires a license to hold the event, please contact Pacific Ag Insurance immediately to secure the proper liability insurance as coverage has changed with the 2025-2026 policy year.  

In addition to the required liability insurance coverage all clubs carry, clubs may also purchase additional, optional insurance plans as well. Pacific Ag Insurance will also assist clubs that are interested in the optional Management Liability Insurance (also called directors and officers, or D&O, liability insurance).

Management Liability Insurance covers the club’s officers and directors for decisions made in good faith that may have unintended negative consequences and protects the assets of the individual members of the club board for actions they take in good faith on the club’s behalf. The policy year runs from May to May, but a club may opt into the coverage at any point during the policy year for the $300 premium. Coverage will begin when submitted to the insurance carrier on the following dates: August 18 for applications/payments received between June 3 and August 17; November 18 for applications/payments received between August 18 and November 17, and February 18, 2026, for applications/payments received after November 17. SIA headquarters urges all clubs to consider this coverage. Clubs can opt in to this coverage by submitting the management liability coverage request form from the SIA website to Pacific Ag Insurance.

Other optional policies available to Soroptimist clubs include crime coverage and event cancellation insurance. Please visit the SIA website for additional information or contact Pacific Ag Insurance for more information about these optional policies.

Reminder for Clubs in the United States Who Hold 501(c) Federal Tax Status

All clubs holding any 501(c) federal tax status are required to file annually a Form 990 with the Internal Revenue Service (IRS) no later than four and half months following the conclusion of the club’s tax/fiscal year; for most clubs, the deadline is November 15. Any club that has not filed an annual return for three consecutive years will have its federal tax status revoked by the IRS, which means donors will no longer be able to receive charitable deductions for their donations, and the club will be liable for federal income taxes. In addition, in July 2023, the SIA Board of Directors approved an update to the SIA Procedure on good standing (Procedure B.5.) which states any U.S. club that loses its 501(c)(3) status with the IRS will forfeit their charter and be required to re-charter with a new club name in accordance with SIA Procedure B.1. and apply for a new federal EIN Tax-ID number and then apply for IRS exempt status through SIA’s group exemption. 

Clubs that have gross annual income of $50,000 or less may file their annual return by the “e-Postcard” system. Filing with the “e-postcard” system generates a receipt, which can be printed out. Please make sure you print out the receipt, or if above the $50,000 threshold, file the appropriate form with the IRS before the November 15 deadline. SIA headquarters also urges all club treasurers to provide verification of the filing to the club president/board of directors. If using the “e-postcard” system, simply provide a copy of the receipt to verify the filing. 

All series 990 forms, including the 990 and 990 EZ also must be filed electronically now. The IRS maintains a list of Authorized IRS E-file Providers for tax-exempt organizations. There is usually a fee to download the software or to use the cloud-based system to prepare/file your 990. Please be aware that SIA has not vetted any of these authorized e-filer providers, and each club must determine the best e-filer based on its own individual circumstances. There are also online reviews that compare series Form 990 e-filer providers, which your club may want to consult. Again, SIA has not vetted any of these providers or reviews. Make sure your club can print out a copy of your 990 filing, and any transmission receipts provided by the e-filer for your club’s records.

 

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Spanish

Información para líderes del Club Soroptimista 2025-2026

Postulaciones

Los formularios de postulación se enviaron a fines de julio por correo electrónico a las direcciones de los clubes y a sus presidentas. Las postulaciones deben enviarse a la sede principal antes del 15 de septiembre de 2025 para la:  

• Junta de Directoras de SIA. Se aceptan candidaturas de todos los clubes en las áreas electorales que nominan este año: Área electoral 1: Región de Brasil; área electoral 3: Regiones de Minami y Nishi de Japón; área electoral 5: Región de Corea; área electoral 10: Regiones Founder, Sierra Nevada y Sierra del Pacífico; área electoral 11: Regiones de la Costa Este Central, Medio Oeste, Atlántico Norte, Centro Sur y Sur; área electoral 12: Regiones del Noroeste y Peaks to Plains; área electoral 13: Región de Taiwán La información sobre la nominación se puede encontrar en el sitio web de SIA.

Boletas electorales electrónicas

Las votaciones para elegir a las miembros de la Junta de Directoras de SIA en las áreas/regiones electorales que eligen este año (noviembre a enero) y para elegir a la presidenta electa de SIA (febrero a abril) se completarán mediante votación electrónica. El acceso a la votación del club y toda la información relativa a las elecciones se enviará a la dirección de correo electrónico @soroptimist.net de cada club. Por lo tanto, es imperativo que al menos una oficial del club supervise periódicamente la cuenta de correo electrónico del club para estos asuntos importantes. Las presidentas y tesoreras de los clubes también recibirán un aviso previo de todas las votaciones en sus direcciones de correo electrónico personales.

Portal de miembros

Anteriormente, las miembros iniciaban sesión en nuestro sitio web utilizando el número de identificación del club (por ejemplo: 110987) para acceder al perfil del club y pagar las cuotas. A partir de julio de 2024, ya no necesitaremos números de identificación para iniciar sesión. Las presidentas, tesoreras y administradoras del club pueden iniciar sesión en el nuevo portal de miembros utilizando su dirección de correo electrónico y contraseña individuales y únicas. Por motivos de ciberseguridad, cada miembro debe tener una dirección de correo electrónico única.

Podrá revisar la nómina de su club, realizar cambios en ella agregando y pagando por nuevas miembros, actualizar oficiales del club, actualizar la información de contacto de las miembros del club, hacer donaciones en nombre del club y mucho más. Los laboratorios de Tech Talk con instrucciones sobre cómo utilizar estas funciones se pueden encontrar aquí. Asegúrese de que la tesorera y la administradora de su club puedan acceder sin dificultad al sitio web de SIA para los formularios administrativos y las instrucciones necesarias para llevar a cabo sus funciones. Si tienen inconvenientes con este proceso, asígneles una asistente para que las ayude a adaptarse. 

Puede ver videos de capacitación aquí,

Parte I: Cómo iniciar sesión y navegar en el nuevo portal de miembros

Parte II: Generar una factura para pagar las cuotas

Guía práctica para clubes y miembros

Buenas prácticas financieras

• Cuentas bancarias del club 

• Las cuentas deben tener al menos dos firmantes: la tesorera del club y alguna otra oficial. 
• Alguien que no tenga autoridad para firmar las cuentas bancarias debe recibir y revisar una copia de los extractos bancarios mensuales. 
• Conciliar cuentas bancarias mensualmente. 
• Preparar estados financieros al menos trimestralmente (preferentemente de forma mensual). 
• Presentar información financiera a su club periódicamente. 

• Presupuesto

• Las tesoreras deben preparar un presupuesto al menos una vez cada bienio
• El presupuesto deberá ser revisado y aceptado por la junta directiva del club.  
• Los resultados financieros reales deben compararse con el presupuesto y presentarse junto con los estados financieros al menos trimestralmente. 

• Sistema de contabilidad y archivo

• Mantener registros contables claros y organizados.
• Asegurarse de que dos personas tengan acceso a los registros contables para garantizar la continuidad.   
• Crear un sistema de archivos que pueda transferirse fácilmente al siguiente equipo de liderazgo.

• Documentación

• Todas las políticas y procedimientos deben documentarse por escrito y ser accesibles para la junta directiva del club.

 

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Portuguese

Informações para líderes de clubes Soroptimistas 2025-2026

Indicações

Os formulários de indicações foram enviados no final de julho por e-mail para os endereços de e-mail dos clubes e para as presidentes dos clubes. As indicações devem ser enviadas à sede até 15 de setembro de 2025 para:

• Conselho de Administração da SIA. Aceitamos as indicações de todos os clubes nas áreas eleitorais que têm indicações para este ano: Área Eleitoral 1 - Região Brasil; Área Eleitoral 3 - Regiões Japão Minami e Japão Nishi; Área Eleitoral 5 - Região da Coreia; Área Eleitoral 10 - Regiões Fundadora, Sierra Nevada e Sierra Pacific; Área Eleitoral 11 - Regiões Costa Leste Central, Centro-oeste, Atlântico Norte, Centro Sul e Sul; Área Eleitoral 12 - Regiões Noroeste e Peaks to Plains; Área Eleitoral 13 - Região Taiwan. Você pode encontrar as informações sobre as indicações no site da SIA. 

Votação eletrônica

As votações para eleger as associadas que compõem o Conselho de Administração da SIA nas áreas/regiões eleitorais que vão realizar eleições este ano (novembro a janeiro) e para eleger a presidente-eleita da SIA (fevereiro a abril) serão feitas por meio de cédulas de votação eletrônica. O acesso à votação do clube e todas as informações sobre as eleições serão enviadas para o endereço de e-mail @soroptimist.net de cada clube. Portanto, é fundamental que pelo menos uma dirigente do clube monitore a sua conta de e-mail frequentemente por conta de questões importantes como essas. As presidentes e tesoureiras do clube também receberão um aviso prévio sobre todas as votações em seus endereços de e-mail pessoais.

Portal das associadas

Anteriormente, as associadas faziam login no nosso site usando o número de identificação do clube (por exemplo: 110987) para acessar o perfil do clube e pagar as mensalidades. A partir de julho de 2024, os números de identificação não são mais necessários para fazer o login. As presidentes, tesoureiras e administradoras do clube podem acessar o portal de novas associadas usando seu endereço de e-mail e sua senha individuais e exclusivos. Por motivos de segurança cibernética, cada associada deverá ter um endereço de e-mail exclusivo.

Você poderá revisar a lista de associadas do seu clube ou alterá-la adicionando e pagando por novas associadas, atualizar as dirigentes e as informações de contato das associadas do seu clube, fazer doações em nome do clube e muito mais. O Tech Talk Labs com instruções sobre como usar esses recursos pode ser encontrado aqui. Verifique se a tesoureira e a administradora do seu clube conseguem acessar o site da SIA sem problemas para baixar os formulários administrativos e as instruções necessárias para desempenhar as suas funções. Caso enfrentarem dificuldades, designe uma “companheira” para ajudá-las a realizarem esse procedimento.

Você pode assistir aos vídeos de treinamento aqui:

Parte I: Como fazer login e navegar no novo portal de associadas

Parte II: Gerar uma fatura para pagar as mensalidades

Guia prático para o clube e para as associadas

Práticas financeiras recomendadas

• Contas bancárias do clube 

• As contas devem ter pelo menos duas signatárias. Uma deve ser a tesoureira do clube e a outra uma das dirigentes.  
• Uma pessoa que não tenha autoridade para assinar as contas bancárias deverá receber e revisar uma cópia dos extratos bancários mensais. 
• Fazer conciliação das contas bancárias mensalmente. 
• Preparar as demonstrações financeiras pelo menos trimestralmente (de preferência, mensalmente) 
• Apresentar as informações financeiras ao seu clube regularmente. 

• Orçamento

• As tesoureiras deverão preparar um orçamento pelo menos uma vez por biênio. 
• O orçamento deverá ser revisado e aceito pelo Conselho de Administração do clube.  
• Os resultados financeiros reais deverão ser comparados com o orçamento e apresentados com as demonstrações financeiras pelo menos trimestralmente.

• Sistema de contabilidade e arquivamento

• Manter registros contábeis claros e organizados. 
• Garantir que duas pessoas tenham acesso aos registros contábeis para dar suporte à continuidade.   
• Criar um sistema de arquivamento que possa ser facilmente transferido para a próxima equipe de liderança. 

• Documentação 

• Todas as políticas e procedimentos deverão ser documentados por escrito e ser acessíveis pelo Conselho de Administração do clube.