Resumen de la reunión de la Junta de julio de 2020

Durante este momento de pandemia mundial e incertidumbre económica, la Junta de SIA sigue comprometida con Nuestra Próxima Gran Meta de invertir en los sueños de medio millón de mujeres y niñas a través del acceso a la educación para 2031. La Junta y el personal han simplificado nuestras operaciones para brindar el mejor apoyo posible a nuestras regiones, clubes y socias, y a las mujeres y niñas que nos necesitan ahora más que nunca.

Durante la reunión de la Junta de Directoras de SIA de julio de 2020, la Junta, en asociación con el personal de la sede de la SIA, acordó centrarse en nuestro núcleo en el año fiscal 20/21. Estas son las cosas esenciales que hacemos que contribuyen directamente a una organización saludable que trabaja para aumentar nuestro impacto colectivo. La Junta, en asociación con el personal, también se comprometió a probar y aplicar nuevas estrategias para modernizar y diversificar el apoyo financiero de nuestra misión. Esto es fundamental para nuestra supervivencia y crecimiento a largo plazo. Las estrategias específicas incluyen:

1. Reconocer las importantes decisiones estratégicas que marcan la dirección tomadas por las Juntas de Directoras de SIA anteriores que son el trampolín hacia nuestro futuro.

En diciembre de 2011, la Junta de Directoras de SIA decidió que la mejor manera de lograr nuestros objetivos era contar una historia global, sencilla y convincente sobre nuestro impacto. Eso significa que todos los clubes de SIA trabajan juntos para lograr un objetivo compartido y establecer una marca global representada por nuestros Programas de Sueño. Las Juntas posteriores han confirmado esta visión, y cada Junta se basa en decisiones anteriores, basadas en las aportaciones de las socias y las Metas de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. Desde 2011, las Juntas de Directoras de SIA han adoptado varias medidas y estrategias para solidificar nuestra dirección, incluida la definición de nuestra:

• Filosofía de liderazgo
• Organización
• Propuesta de valor/disciplina
• Características
• Población objetivo
• Visión y misión
• Métricas clave de desempeño
• Principios para planificar y presupuestar estratégicamente
• Teoría del cambio
• Programas globales
• Estrategias de reconocimiento de marketing digital
• Desarrollo de membresía
• Compromiso de recaudación de fondos
• Gran Meta para 2021-2031

Estas estrategias continúan guiando a la Junta en su rol de toma de decisiones.

2. Permitir que los clubes informen sobre proyectos locales que respalden a nuestra próxima Gran Meta. 

Muchos clubes de SIA trabajan en proyectos locales que brindan a las mujeres y niñas acceso a la educación que conduce al empoderamiento económico. Aunque estos proyectos no se llevan a cabo a través de los Programas de Sueños, ciertamente apoyan nuestra próxima Gran Meta. de brindar acceso a la educación a medio millón de mujeres y niñas. La Junta ha acordado reconocer y contar estos proyectos para nuestra Gran Meta para 2021-2031.

3. Reestructurar el personal de la sede y reducir los gastos para lograr una mayor eficiencia.

Los equipos de personal en la sede de SIA se han reestructurado para promover un mayor trabajo interdisciplinario, lo que lleva a procesos optimizados y productos de trabajo coordinados. Los cambios dieron como resultado la reducción de 6.5 puestos de personal, o el 20 por ciento del personal, lo que reducirá en gran medida la nómina y los costos de beneficios complementarios asociados. Además, SIA no otorgará aumentos por mérito o costo de vida, y financiará solo el 3 por ciento requerido de contribución de puerto seguro 401K durante el año fiscal 20/21.

Otras medidas de reducción de gastos incluyen pausar las Subvenciones para Clubes Soroptimistas mientras se revisan para alinearlas con nuestra Gran Meta para 2021-2031; convirtiendo Best For Women desde una pieza impresa dos veces al año a un boletín electrónico digital mensual completamente traducido; reducciones a todo el apoyo funcional, incluidos programas, desarrollo de membresía, desarrollo de liderazgo, desarrollo de fondos, servicios para socias, reuniones, marketing y comunicaciones, traducciones, tecnología, finanzas y gobernanza, incluidas las reuniones en persona de la Junta y el Consejo de Recaudación de Fondos.

4. Adoptar un presupuesto deficitario respaldado por nuestras reservas no restringidas o para "días difíciles".

La pandemia está teniendo un gran impacto en los ingresos de SIA. Los proyectos presupuestarios del año fiscal 20/21 disminuyeron las contribuciones de individuos, corporaciones y clubes, disminuyó la membresía, lo que tuvo un efecto adverso en todos los ingresos relacionados con las socias y redujo las ventas de productos como resultado de menos reuniones cara a cara y nuevas fundaciones de clubes.

Estas condiciones han obligado a adoptar un presupuesto deficitario para el año fiscal 20/21. SIA continúa trabajando diligentemente para mitigar los efectos de la pandemia, lo que incluye enfocarse en nuestro núcleo mientras realiza muchas reducciones de gastos significativas. Se espera que el déficit se compense con fondos de reserva no restringidos o "fondos para días difíciles".  El propósito de tener “fondos para días difíciles” es para usarlo en tiempos como estos, permitiendo que las operaciones se realicen a un nivel reducido de servicio, mientras usamos nuestras reservas para cerrar la brecha.

5. Dar prioridad a la responsabilidad de la Junta de SIA para la recaudación de fondos mientras nos embarcamos en nuestra próxima Gran Meta.

Las socias de la Junta de SIA revisaron la descripción de su puesto y dieron mayor prioridad a la recaudación de fondos, reconociendo lo importante que es la recaudación de fondos para llevar a cabo nuestra misión y lograr nuestra próxima Gran Meta. Las miembros de la Junta de SIA:

• Comunicarán la importancia de nuestros Programas de Sueños apoyándolos con donaciones.
• Serán defensoras y embajadoras escuchando y buscando oportunidades para compartir nuestra misión y la necesidad de apoyo financiero.
• Identificarán donantes potenciales y los animarán a invertir en nuestros Programas de Sueños
• Asegurarán los recursos financieros para nuestros Programas de Sueños

6. Revisar la financiación regional de los Premios Vive Tu Sueño para alentar a los clubes a entregar el premio a más mujeres.

Alcanzar nuestra próxima Gran Meta. requiere cambiar la forma en que trabajamos, incluida la forma en que se distribuyen los fondos de los Premios Vive Tu Sueño de la región. En el pasado, hemos distribuido premios adicionales de $3,000 según el número de clubes que participan en la región. Al prepararse para la próxima Gran Meta, la Junta ha acordado que el financiamiento de los premios regionales debe basarse en la cantidad de premios otorgados en lugar del número de clubes participantes. Este nuevo modelo de financiación alentará a los clubes a otorgar más premios a más mujeres, lo que nos ayudará a lograr nuestra Gran Meta para 2021-2031. Esta estrategia hará que la competencia de premios de la región sea más justa porque el número de premios se basará en el número de mujeres que recibieron un premio a nivel de club, no en el número de clubes participantes.

7. Suspender las subvenciones del club Soroptimista para mujeres y niñas mientras se revisan para apoyar el logro de nuestra gran meta para 2021-2031.

En febrero de 2020, la Junta de SIA acordó alinear las Subvenciones Soroptimistas de Clubes para Mujeres y Niñas con nuestra Gran Meta para 2021-2031 de invertir en los sueños de medio millón de mujeres y niñas a través del acceso a la educación. Las subvenciones proporcionarían uno de los apoyos clave que los clubes necesitan para lograr nuestra próxima Gran Meta.: apoyo financiero. En el año fiscal 19/20, nos vimos obligadas a suspender las subvenciones del club por un total de $75.000 cuando nuestros ingresos contribuidos proyectados disminuyeron en $1.5 millones debido al COVID-19.

Debido a la supresión continua proyectada de los ingresos aportados, la Junta de SIA acordó suspender también las Subvenciones para Clubes Soroptimistas para el año fiscal 20/21.

En el año fiscal 20/21, el personal del programa se centrará en revisar los materiales de las Subvenciones del Club para un relanzamiento en el año fiscal 21/22, cuando las subvenciones se centrarán en apoyar a los Programas de Sueños u otro trabajo local para apoyar a nuestra Gran Meta para 2021-2031. Hay un pequeño presupuesto disponible para traducir las solicitudes de subvenciones revisadas y los materiales de apoyo.

8. Centrarse en el compromiso de las socias que conduce a la lealtad, la retención de socias y el eventual crecimiento de las socias.

Las estrategias incluyen:

• Retención de socias: fase tres de la Campaña Diamante: Brillando en nuestro camino hacia el 2º siglo, se lanzó el 1 de junio de 2020 con los siguientes objetivos:
  • Tasa de retención de socias de 85% o mejor.
  • Un esfuerzo coordinado de todas las regiones para fundar 15 clubes nuevos en toda la federación.
• Participación de las socias: involucre a nuestras socias a través de llamadas y asóciese con las coordinadoras de membresía de la región para lograr los objetivos de membresía de la región.El personal apoyará al liderazgo de la región ayudándolas a desarrollar planes para abordar la retención y la disminución de la membresía en apoyo de los criterios de membresía para una Región Saludable.
• Crecimiento de socias: el personal comenzará a explorar nuevos modelos/categorías de membresía y posibles ofertas de beneficios. El personal seguirá apoyando a las regiones en sus iniciativas de creación de nuevos clubes. Como apoyo al Grupo de Trabajo para el Fortalecimiento de las Soroptimistas en Japón, el personal del Grupo de Trabajo desarrollará un nuevo modelo de club para que Japón atraiga a socias más jóvenes, con planes de ponerlo a prueba en el año fiscal 21/22.
• Lealtad de las socias: sin cargo por pago atrasado ni cargo por restablecimiento de socias en el año fiscal 20/21.

9. Apoyar a las regiones que luchan por mantener la política de la junta de 300 socias con una meta de 20 clubes.

La Junta acordó mantener las políticas actuales y al mismo tiempo reconoció los desafíos que enfrentan las regiones durante la pandemia. La Junta cree que es importante mantener el enfoque en aumentar la membresía y la necesidad de una región que tenga al menos 300 socias para reclutar líderes para puestos clave.

La Junta revisó todas las regiones consideradas insalubres y aprobó planes de mejora y asistencia del grupo de trabajo para apoyarlas en sus esfuerzos por recuperar un estado saludable. Actualmente, el 22% o 6 regiones se consideran insalubres, en riesgo o preocupantes.

10. Desarrollo de liderazgo en evolución para regiones y clubes.

El año pasado, se identificaron barreras en el área de liderazgo y participación de voluntarias. Las iniciativas clave en el año fiscal 20/21 para fortalecer estas áreas incluyen:

• Evolución de la Mesa Redonda de Gobernadoras. El modelo se ampliará para llegar a las líderes de clubes y regiones, y generar ingresos para SIA.
• Oportunidades de liderazgo y participación de voluntarias. El compromiso se valora ahora más que nunca durante este momento crítico. En el año fiscal 20/21, el personal implementará lo siguiente para involucrar a las socias:
  • Soroptimistas hacia adelante: Capacitación en línea sobre cómo hacer negocios de manera virtual. Las líderes regionales y de clubes necesitan herramientas sobre cómo recaudar fondos, ejecutar nuestros Programas de Sueños que unifican la marca, involucrar a las socias y administrar sus operaciones de manera virtual. En septiembre de 2020, ofreceremos una formación online para apoyar esta necesidad.
  • Reunión de ayuntamiento para gobernadoras y gobernadoras electas. Las gobernadoras y gobernadoras electas valoraron la primera reunión del ayuntamiento que organizamos en mayo de 2020 y desean este tipo de compromiso continuo. El personal también valora este tipo de participación, ya que les brinda la oportunidad de comprender las necesidades de las regiones e informa el futuro. Se planificarán dos reuniones públicas durante el próximo año fiscal en octubre/noviembre de 2020 y febrero/marzo de 2021.
  • Marco de reconocimiento de voluntarias. El reconocimiento de las voluntarias es importante para la experiencia de las voluntarias y las socias. Hay redundancias en la forma en que reconocemos a las voluntarias y el personal no está seguro de si las voluntarias valorarían otras formas de reconocimiento. Esta iniciativa examinará cómo podemos mejorar el reconocimiento de las voluntarias y agilizar nuestros procesos internos. 

Otros asuntos de la junta abordaron la revisión de la junta de su evaluación de la reunión de la junta de febrero de 2020, la evaluación anual de la directora ejecutiva & CEO, revisión de la salud de nuestras 28 regiones, actualización sobre el Grupo de Trabajo del Área Electoral, cuyo cargo es hacer recomendaciones para una junta equilibrada, conversaciones estratégicas sobre nuestros planes a corto y largo plazo, así como nuestras medidas de éxito. Otros asuntos incluyeron los deberes y responsabilidades de las socias de la junta, la aprobación de las cuotas del club y las exenciones de cuotas, la suspensión de las cuotas por pago atrasado para los clubes y la suspensión de la cuota de $10 aplicada a las ex socias que se agregan o regresan (restituyen) a la membresía en el año del club 20/21.

El Plan Estratégico para FY20/21 fue aprobado.

A medida que avanzamos en este nuevo entorno, anticipamos reducciones sustanciales en las contribuciones y la membresía durante el año fiscal 20/21. Si bien eso significa que todos tendremos que trabajar más duro y de manera más inteligente, no hay duda de que podemos fortalecer y fortaleceremos nuestro apoyo a las mujeres y niñas que lo merecen y que dependen de nosotras.

Al trabajar juntas hacia un futuro mejor, podemos fortalecer y modernizar nuestra organización y apoyar a las mujeres y niñas a las que empoderamos económicamente a través del acceso a la educación.  ¡Soroptimist hacia adelante!