Resumo da reunião do Conselho de Administração em julho de 2020

Durante esse momento de pandemia mundial e incertezas econômicas, o Conselho da SIA mantém o compromisso com nosso próximo Grande Objetivo, que é investir nos sonhos de meio milhão de mulheres e meninas através do acesso à educação, até 2031. O Conselho e a equipe da SIA simplificaram as operações para fornecer o melhor apoio possível às regiões, clubes e associadas, e às mulheres e meninas que precisam de nós mais do que nunca.

Durante a reunião de julho de 2020, o Conselho, em parceria com a equipe da sede da SIA, concordou concentrar os trabalhos naquilo que é essencial durante o Ano Fiscal 20/21. O trabalho essencial consiste em atividades que contribuem diretamente para uma organização saudável, aumentando nosso impacto coletivo. O Conselho, em parceria com a equipe, também se comprometeu a testar e buscar novas estratégias para modernizar e diversificar o apoio financeiro à nossa missão. Isso é essencial para a sobrevivência e o crescimento da organização no longo prazo. As estratégias específicas incluem:

1. Reconhecer as importantes decisões de direcionamento estratégico tomadas pelos Conselhos da SIA anteriores, que são o ponto de partida para o nosso futuro.

Em dezembro de 2011, o Conselho da SIA decidiu que a melhor maneira de atingir nossos objetivos era contar uma história simples, atraente e global sobre o nosso impacto. Isso quer dizer que todos os clubes da SIA trabalham juntos para alcançar um objetivo comum e estabelecer uma marca global, representa pelos Programas de Sonhos. Conselhos subsequentes confirmaram essa visão, com cada Conselho usando as decisões anteriores, as contribuições das associadas e as Metas de Desenvolvimento Sustentável da ONU como base para seu trabalho. Desde 2011, os Conselhos da SIA vêm adotando várias medidas e estratégias para fortalecer nosso direcionamento, incluindo as definições de:

• Filosofia de liderança
• Tipo de organização
• Proposta de valor/disciplina
• Características
• Público-alvo
• Visão e missão
• Principais métricas de desempenho
• Princípios para planejamento e orçamento estratégicos
• Teoria da mudança
• Programas globais
• Estratégias de reconhecimento de marketing digital
• Desenvolvimento do quadro social
• Compromisso com a arrecadação de recursos
• Grande Objetivo 2021-2031

Essas estratégias continuam a orientar o Conselho em seu papel decisório.

2. Permitir que os clubes que apresentem relatórios sobre projetos locais que apoiem nosso próximo Grande Objetivo.

Vários clubes em toda a SIA realizam projetos locais que proporcionam a mulheres e meninas acesso à educação, levando ao empoderamento econômico. Apesar desses projetos não serem realizados por meio dos Programas de Sonhos, eles certamente apoiam o nosso próximo Grande Objetivo, que é oferecer acesso à educação a meio milhão de mulheres e meninas. O Conselho aceitou reconhecer e incluir esses projetos em nosso Grande Objetivo 2021-2031.

3. Reestruturar a equipe da sede e reduzir despesas para maior eficiência.

As equipes de funcionários na sede da SIA foram reestruturadas para promover um trabalho mais multifuncional, levando a processos simplificados e produtos coordenados. As mudanças resultaram na redução de 6,5 postos de trabalho, ou 20% do pessoal, o que reduzirá significativamente a folha de pagamento e os custos associados com benefícios adicionais. Além disso, a SIA não concederá aumentos por mérito ou custo de vida, e financiará apenas a contribuição necessária de 3% para o plano de aposentadoria safe harbor 401K durante o Ano Fiscal 20/21.

Outras medidas de redução de despesas incluem a suspensão dos Subsídios de Clube Soroptimista enquanto passam por análise para adaptação ao Grande Objetivo 2021-2031; migração da Best for Women (Melhor para as Mulheres) de uma publicação semestral impressa para um boletim eletrônico digital mensal totalmente traduzido; reduções em todo o suporte operacional, incluindo programas, desenvolvimento de associadas, desenvolvimento de lideranças, arrecadação de recursos, serviços às associadas, reuniões, marketing e comunicações, traduções, tecnologia, finanças e governança, incluindo reuniões presenciais do Conselho e do Comitê de Arrecadação de Recursos.

4. Adoção de um orçamento deficitário apoiado por nossas reservas irrestritas ou economias.

A pandemia está tendo um grande impacto nas receitas da SIA. Os projetos orçamentários para o Ano Fiscal 20/21 reduziram as contribuições de indivíduos, corporações e clubes e reduziram o quadro social, tendo um efeito adverso sobre todas as receitas relacionadas às associadas. Houve também reduções nas vendas de produtos resultantes da diminuição do número de reuniões presenciais e da fundação de novos clubes.

Essas condições exigiram a adoção de um orçamento deficitário para o Ano Fiscal 20/21. A SIA continua a empenhar-se para mitigar os efeitos da pandemia, voltando seus esforços para as atividades essenciais reduzindo significativamente as despesas. Espera-se que o déficit seja compensado por fundos de reserva irrestrita ou economias. O objetivo de ter economias é utilizá-las em momentos como este, permitindo que as operações funcionem com um nível de serviço reduzido, enquanto usamos nossas reservas para preencher lacunas.

5. Dar prioridade à responsabilidade do Conselho da SIA de arrecadar recursos, conforme embarcamos em nosso próximo Grande Objetivo.

Os membros do Conselho da SIA revisaram a descrição de seus cargos e deram uma prioridade mais alta à arrecadação de recursos, reconhecendo sua importância para cumprir nossa missão e alcançar nosso próximo Grande Objetivo. Os membros do Conselho de Administração da SIA:

• Comunicarão a importância dos Programas de Sonhos, apoiando-os com doações
• Serão defensoras e embaixadoras, ouvindo e buscando oportunidades de compartilhar nossa missão e a necessidade de apoio financeiro
• Identificarão potenciais doadores, incentivando-os a investir em nossos Programas de Sonhos
• Obterão recursos para os Programas de Sonhos

6. Rever o financiamento regional dos Prêmios Viva o Seu Sonho para incentivar os clubes a oferecer o prêmio a mais mulheres.

Para alcançar nosso próximo Grande Objetivo, precisamos mudar a forma como trabalhamos, incluindo a forma como os recursos do Prêmio Viva o Seu Sonho são distribuídos. Antes, distribuímos prêmios adicionais de $3.000 com base no número de clubes participantes na região. Durante a preparação para o próximo Grande Objetivo, o Conselho concordou que os recursos do prêmio regional devem ser baseados no número de prêmios concedidos, e não no número de clubes participantes. Esse novo modelo de financiamento incentivará os clubes a concederem mais prêmios a mais mulheres, o que nos ajudará a alcançar nosso Grande Objetivo 2021-2031. Essa estratégia tornará a competição pela premiação regional mais justa, já que o número de prêmios será baseado no número de mulheres que receberam prêmios dados pelos clubes, e não no número de clubes participantes.

7. Suspensão dos Subsídios de Clube Soroptimista para Mulheres e Meninas enquanto estiverem sob reformulação para apoiarem o Grande Objetivo 2021-2031.

Em fevereiro de 2020 o Conselho da SIA aceitou alinhar os Subsídios de Clube Soroptimista para Mulheres e Meninas e o Grande Objetivo 2021-2031 de investir nos sonhos de meio milhão de mulheres e meninas através do acesso à educação. Os subsídios proporcionavam um dos principais pilares de que os clubes precisam para alcançar nossa próxima grande meta: apoio financeiro. No ano fiscal 19/20, fomos forçadas a suspender os subsídios aos clubes, totalizando US$ 75.000, quando a projeção das receitas de contribuição teve uma queda de US$ 1,5 milhão devido à COVID-19.

Devido à projeção de baixa contínua nas receitas de contribuições, o Conselho da SIA concordou em suspender os Subsídios de Clube Soroptimista também para o ano fiscal 20/21.

No ano fiscal 20/21, a equipe do programa se concentrará na revisão dos materiais dos Subsídios de Clube para um relançamento no ano fiscal 21/22, quando os subsídios se concentrarão no apoio aos Programas de Sonhos ou outros trabalhos locais para apoiar nosso Grande Objetivo 2021-2031. Haverá um orçamento limitado para traduzir a documentação revisada de pedidos e materiais de subsídio.

8. Concentração no engajamento de associadas, levando à fidelidade, retenção de associadas e eventual crescimento do quadro social.

As estratégias incluem:

• Retenção de associadas. A terceira fase da Campanha Diamante: um caminho brilhante para o segundo centenário, foi lançado em 1 de junho de 2020, com os seguintes objetivos:
  • Taxa de retenção de associadas de 85% ou mais.
  • Um esforço organizado de todas as regiões para fundar 15 novos clubes em toda a federação.
• Engajamento de sócias. Interagir com as associadas por meio de ligações e parceria com as presidentes regionais de sócias para atingir os objetivos de associação.A equipe apoiará a liderança das regiões, ajudando-as a desenvolver planos para lidar com a retenção e o declínio do número de associadas, de acordo com os critérios de associação para Regiões Saudáveis.
• Aumento do número de associadas. A equipe começará a explorar novos modelos/categorias de associação e prováveis ofertas de benefícios. A equipe continuará apoiando as regiões em seus esforços para fundar novos clubes. Como parte do apoio para fortalecer as Soroptimistas no Japão, a equipe da força-tarefa desenvolverá um novo modelo de clube no Japão para atrair associadas mais jovens, com planos de realizar um projeto piloto no ano fiscal 21/22.
• Fidelização de associadas. Isenção de multas por atraso e da taxa de reassociação no ano fiscal 20/21.

9. Apoio às regiões com dificuldades de cumprirem com a política de 300 associadas, com um objetivo de 20 clubes.

O Conselho aceitou manter as políticas atuais em vigor e, ao mesmo tempo, reconhecer os desafios que as regiões enfrentam durante a pandemia. O Conselho acredita que é importante manter o foco no aumento do quadro social e na necessidade de uma região que tenha pelo menos 300 associadas para recrutar líderes para posições-chave.

O Conselho analisou todas as regiões consideradas em situação de dificuldade e aprovou planos de melhoria e assistência de forças-tarefa para apoiá-las em seus esforços de recuperação. Atualmente, 22% ou 6 regiões são consideradas pouco saudáveis, em risco ou preocupantes.

10. Evolução do desenvolvimento de lideranças para regiões e clubes

No ano passado, foram identificadas barreiras na área de liderança e engajamento de voluntárias. As principais iniciativas no ano fiscal 20/21 para fortalecer essas áreas incluem:

• Evolução da Mesa Redonda de Governadoras. O modelo será ampliado para alcançar líderes regionais e dos clubes, gerando receitas para a SIA.
• Oportunidades de liderança e engajamento de voluntárias. O engajamento é valorizado agora mais do que nunca durante esse período crítico. No ano fiscal 20/21, a equipe implementará as seguintes medidas para interagir com as associadas:
  • Soroptimistas Adiante: treinamento online sobre como atuar no ambiente virtual. As líderes regionais e dos clubes precisam de ferramentas para arrecadar recursos, administrar os Programas de Sonhos que unificam a marca, interagir com associadas e administrar virtualmente suas operações. Em setembro de 2020, ofereceremos um treinamento online para atender a essa demanda.
  • Reuniões gerais das Governadoras e Governadoras eleitas. As governadoras e governadoras eleitas gostaram da primeira Reunião Geral que realizamos em maio de 2020 e desejam esse tipo de envolvimento contínuo. Os funcionários também valorizam esse tipo de engajamento, pois lhes dá a oportunidade de entender as necessidades das regiões e reunir informações úteis para uso futuro. Planejaremos duas reuniões gerais durante o próximo ano fiscal, uma em outubro/novembro de 2020 e outra em fevereiro/março de 2021.
  • Estrutura de reconhecimento de voluntárias. O reconhecimento das voluntárias é importante para a experiência destas e das associadas. Há redundâncias na maneira como reconhecemos as voluntárias, e a equipe não tem certeza se elas valorizariam outras formas de reconhecimento. Essa iniciativa irá analisar como podemos melhorar o reconhecimento das voluntárias e agilizar os processos internos.

Outros assuntos do conselho abordaram a análise pelo conselho de sua reunião de avaliação em fevereiro de 2020, da avaliação anual da diretora executiva e CEO e da situação de nossas 28 regiões, além de atualizações sobre a Força-tarefa de Áreas Eleitorais, cuja função é fazer recomendações para um conselho equilibrado, conversas estratégicas sobre nossos planos de curto e longo prazo, bem como nossas medidas de sucesso. Outros assuntos incluíram os deveres e responsabilidades dos membros do conselho, a aprovação da isenção de anuidades e taxas dos clubes, a suspensão das taxas por atraso pagas pelos clubes e a suspensão da taxa de $ 10 cobrada de ex-associadas que desejem retornar ao quadro social no ano fiscal 20/21.

O Plano Estratégico da SIA - Ano Fiscal 20/21 foi aprovado.

Conforme avançamos nesse novo ambiente, prevemos reduções significativas nas contribuições e no número de associadas durante o ano fiscal 20/21. Embora isso signifique que teremos que trabalhar mais e de forma mais inteligente, não há dúvida de que podemos e iremos fortalecer nosso apoio às mulheres e meninas merecedoras que dependem de nós.

Trabalhando juntas em direção a um futuro melhor, podemos fortalecer e modernizar nossa organização e apoiar as mulheres e meninas que capacitamos economicamente por meio do acesso à educação. Soroptimistas Adiante!