Perguntas frequentes sobre o cancelamento da 46a Convenção Bianual da SIA
Atualizado em 27 de maio de 2020
O Conselho de Administração da federação da SIA decidiu, por motivos fora de nosso controle, cancelar por justa causa a 46aConvenção Bianual da SIA em Bellevue, Washington, EUA, de 22 a 25 de julho de 2020. Esperamos que esta lista ofereça respostas às dúvidas que possam surgir nesse momento.
Perguntas Gerais
Por que o Conselho da SIA tomou essa decisão?
Vários fatores influenciaram a decisão do Conselho de Administração, porém, a saúde e a segurança das associadas estiveram em primeiro lugar. Várias circunstâncias estão fora do nosso controle. Isso inclui a pandemia mundial da COVID-19, as declarações de desastre pelos EUA e o Estado de Washington e as leis, regulamentos e ordens resultantes emitidas pelo governo dos EUA e seus órgãos, pelo Estado e Washington e pelos países de onde as associadas viriam para a convenção.
O Conselho considerou adiar o evento?
O conselho considerou adiar o evento, mas esta opção não foi possível por causa dos recursos humanos e financeiros que seriam necessários. Em vez disso, o Conselho pediu que a equipe se concentrasse na comemoração do centenário em São Francisco, em outubro de 2021, e na convenção de julho de 2022 em Seoul, na Coreia.
Taxa Da Convenção Paga Pelos Clubes
Comunicamos em 15 de abril de 2020 que o conselho havia decidido reter a taxa da convenção paga pelos clubes para cobrir os custos e obrigações decorrentes do cancelamento da convenção de 2020. Comunicamos que seria feita uma auditoria dos relatórios financeiros em outubro de 2020 e que o conselho iria analisar os relatórios e decidir os próximos passos, com base na contabilidade completa de nossas receitas e despesas.
Após essa decisão, fomos contatados pelo hotel Hyatt Regency Bellevue, que nos comunicou que iria liberar a SIA de suas obrigações contratuais sem penalidades financeiras. A decisão do Hyatt de liberar a SIA do contrato sem penalidades não absolve a organização de outras despesas ligadas à convenção, mas elimina a nossa maior despesa. Esperamos que o total de despesas ligadas à convenção de 2020 totalize aproximadamente $190.000.
Qual será o valor do reembolso e quando o receberemos?
Cada clube receberá um reembolso parcial de $400 por meio de cheque endereçado à Tesoureira registrada. Os reembolsos serão enviados em agosto de 2020.
Após a análise contábil final em outubro de 2020, todo o excedente da convenção será encaminhado para análise do conselho de administração, que decidirá qual será a melhor forma de repassar o excedente aos clubes que tenham pago a taxa da convenção de 2020.
Como vamos comemorar o biênio 2018-2020, incluindo o agradecimento às nossas líderes?
O Conselho de Administração determinou que a convenção na Coreia vai celebrar o quadriênio de 2018-2022. Vamos incluir uma celebração de todas as nossas líderes e as nossas conquistas durante esse período.
Quando e onde será a convenção de 2022?
A Convenção de 2022 acontecerá em Seoul, na Coreia, de 20 a 23 de julho de 2022.
Inscrição/Refeições
Estou inscrita para a Convenção Bianual. O que preciso fazer para conseguir um reembolso
Vamos processar reembolsos para todas as inscrições, refeições e eventos opcionais já pagos. Vamos começar o processo de reembolso a partir de segunda-feira, 4 de maio de 2020, e devemos concluir o processo até segunda-feira, 1o de junho de 2020. Seu reembolso será processado pelo método original de pagamento. Se a sua taxa de inscrição foi paga por meio de outra pessoa, clube, região, ou terceiros, o reembolso será emitido para o pagador original. Todos os reembolsos estarão isentos de taxa de cancelamento.
Comprei vouchers para refeições e eventos opcionais. O que preciso fazer para receber um reembolso?
Todas taxas relativas a refeições e eventos opcionais serão reembolsadas conforme descrito acima.
Paguei pela inscrição e/ou refeições de várias associadas que iriam à convenção. O que vai acontecer com esses reembolsos?
Todas as inscrições e/ou vouchers de refeições serão reembolsados de acordo com a forma de pagamento, independentemente dos nomes nas inscrições.
Cancelei minha inscrição antes do cancelamento oficial da convenção. Vou receber um reembolso relativo à taxa de cancelamento de $75?
Aquelas que já haviam cancelado sua inscrição receberão um reembolso relativo à taxa de cancelamento de $75.
Hospedagem/Hotel
Todas as reservas de quartos para a Convenção de 2020, de 22 a 25 de julho, foram canceladas pelo Hotel Hyatt Regency Bellevue. Não houve cobranças pelas reservas em nenhum cartão de crédito. Caso você veja uma cobrança no seu cartão, entre em contato com a SIA por e-mail para orientações adicionais: siahq@soroptimist.org.
Entrei em contato diretamente com o hotel e fiz uma reserva em grupo. O que devo fazer?
Entre em contato com o Departamento de Reservas no Hotel Hyatt Regency Bellevue, pelo número 1-877-803-7534, cancele as reservas em grupo e obtenha a confirmação do cancelamento.
Fiz uma reserva em outro hotel. O que preciso fazer?
Caso você tenha feito uma reserva em outro hotel, será preciso consultar as condições em sua confirmação e cancelar a reserva diretamente com o hotel. A SIA não tem como ajudar caso a reserva tenha sido feita junto a outro hotel.
Reservei o hotel por meio de um site de terceiros. O que preciso fazer?
Caso você tenha reservado um quarto por meio de um site como booking.com ou expedia.com, as condições da sua reserva se aplicam. Entre em contato diretamente com o site. A SIA não tem como ajudá-la com esse tipo de reserva.
Planos De Viagem
Tenho uma reserva aérea para Bellevue/Seattle, WA, para a 46a Convenção Bianual. O que devo fazer?
Entre em contato com a companhia aérea ou agência de viagens e siga as orientações relativas ao cancelamento de voos. Várias companhias aéreas estão atualizando suas políticas e renunciando a multas para voos cancelados, remarcações e alterações por causa das restrições de viagem em vigor nos Estados Unidos, bem em como vários outros países.
Programa
Havia várias coisas maravilhosas planejadas para essa convenção. Vamos ter acesso a alguma parte desse conteúdo?
Queremos apresentar parte do conteúdo planejado para a convenção. Estamos analisando esses planos e vamos dar mais informações assim que possível.
Haveria propostas de emendas ao estatuto durante a convenção. Como realizaremos nossas atividades agora que não nos reuniremos em Bellevue?
Estamos buscando um método para que os clubes possam analisar e votar nas propostas de emenda ao estatuto. Vamos entrar em contato com todos os clubes assim que o plano estiver pronto.
Expositores/Fornecedores
Sou um expositor/fornecedor da Convenção. O que preciso fazer para receber um reembolso pelo meu estande?
Todos os expositores podem receber um reembolso integral relativo à taxa de aluguel dos estandes. Você pode solicitar um reembolso integral a partir do dia 4 de maio de 2020 enviando um e-mail para: lindas@soroptimist.org. Os pedidos de reembolso devem ser recebidos até 29 de maio de 2020. Todos os reembolsos estarão isentos de taxa de cancelamento.
Caso tenha mais alguma dúvida, entre em contato através do endereço siahq@soroptimist.org. Obrigada.