2020 年 7 月理事會議摘要

在這個病毒全球大流行和經濟充滿不確定性的時期, SIA 理事會仍繼續致力於我們的下一個大目標: 在2031年前提供教育機會來為五十萬名婦女與女孩的夢想投資. 理事會和工作人員精簡了我們的運作方式, 以提供最好的支援給我們的專區、分會和會員, 以及當前比以往任何時候都更需要我們的婦女與女孩.

在 2020 年 7 月的SIA 理事會議期間, 理事會與SIA 總部工作人員共同合作, 同意在 20/ 21 年度要將注意力集中在我們的核心項目上. 這些是我們所要做的重要工作, 直接有助於建立一個健康的組織, 提升我們的聯合影響力. 理事會還與工作人員相互合作, 致力於試驗和推行新策略, 使我們的財務支持變得更現代化和更多元化. 這對我們的長期生存和發展至關重要. 明確的策略包括:

1. 認同前期 SIA理事會所做制定的重要策略方向決策是我們邁向未來的跳板.

在 2011 年 12 月, SIA 理事會決定要達成我們目標的最佳方法就是以簡單、引人入勝的方式講述我們全球影響力的故事. 這意味着所有 SIA 分會共同努力達成一個共同目標, 並建立一個以我們的夢想活動為代表的全球品牌. 之後的理事會確認了這一個願景, 每一期的理事會都是以先前的決策為基礎繼續發展, 而這些決策都是以會員的意見和聯合國永續發展目標為依據. 自 2011 年以來, SIA理事會採取了多項措施和策略來鞏固我們的方向, 包括確立我們的:

• 領導理念
• 組織類型
• 價值主張/紀律
• 特點
• 目標人群
• 願景和宗旨
• 重要績效指標
• 策略性規劃和預算編制的原則
• 變革理論
• 全球活動
• 數位化行銷識別策略
• 會員人數擴展
• 募款承諾
• 2021-2031 大目標

這些策略繼續指導理事會發揮決策作用.

2. 讓分會能夠提交支持我們下一個大目標的當地專案成果報告.

在 SIA各地有許多分會努力執行一些地方專案來爲婦女與女孩提供教育機會, 進而幫助她們達到經濟賦權. 儘管這些專案並不是通過夢想活動來推行, 但無疑可以支持我們的下一個大目標, 即為五十萬名婦女與女孩提供教育機會. 理事會已同意認可這些專案將並將其計入 2021-2031 的大目標.

3. 改組總部工作人員並減少開支以提高效率.

SIA總部工作人員的各小組已經過改組, 以促進更多的跨職能工作, 從而簡化各項程序和協調工作產品. 這些變動減少了6.5個工作人員職位, 即減少 20% 的工作人員, 這將大大減少薪酬及相關的員工福利費用. 此外, 在 20/21 年度, SIA將不會有考績加薪或生活費調漲, 只會為員工退休基金提供必需的 3% 401K 安全港計劃資助.

其他費用的削減措施包括暫停「蘭馨分會專款」, 此時我們正對這項專款進行修訂, 以符合我們的2021-2031 大目標; 將「婦女良友」從每年兩次的印刷刊物轉換爲每月一次翻譯成各種語言的電子新聞通訊; 減少所有功能性支援, 包括活動、會員人數擴展、領導能力發展、基金發展、會員服務、會議、行銷、通訊、翻譯、科技、財務和組織治理, 包括面對面的理事會議和基金籌募委員會會議.

4. 通過由我們非限制性或 “未雨綢繆” 預備金支持的赤字預算.

這一次的病毒大流行對 SIA的收入產生了重大影響. 在20/21 年度的預算中個人、公司和分會的預估捐款都減少了. 會員人數的減少對所有與會員有關的收入產生不利影響, 而且因爲面對面的聚會和新創立分會的減少, 也導致產品銷售的減少.

這些情況使得我們必須在 20/21 年度通過一個赤字預算. SIA 會繼續努力減輕這次病毒大流行的影響, 包括專注於我們的核心項目, 同時大幅度削減開支. 赤字部分預計將使用非限制性的預備金或 “未雨綢繆基金” 來支付. 我們儲備的 “未雨綢繆基金”目的就是要在類似現在這樣的情況使用, 使我們的業務能夠以較低的服務水準推行, 同時使用我們的預備金彌補缺口.

5. 在我們開始下一個大目標時, 設定SIA 理事會募款責任的優先順序.

SIA 理事會成員檢視了理事的職位說明, 並提高基金籌募的優先等級, 認知到基金籌募對實踐我們的宗旨和達成我們的下一個大目標有多麼重要. SIA 理事會成員將:

• 通過捐款支持我們的夢想活動來傳達夢想活動重要性的訊息
• 成爲一名宣傳者和大使, 聆聽並尋求機會分享我們的宗旨和財務支持的需求
• 找出潛在的捐贈者並鼓勵他們投資於我們的夢想活動
• 為我們的夢想活動確保財務資源

6. 修改資助專區「實現你的夢想獎」的方式, 以鼓勵分會提供更多的獎項名額給婦女.

要達到我們的下一個大目標, 我們必須改變我們的工作方式, 包括如何分發專區「實現你的夢想獎」基金. 過去, 我們根據專區中參加活動的分會數量來發放額外的 3,000 元獎金. 在為下一個大目標做準備時, 理事會已經同意專區獎項的資助應根據所給予的獎項數量而不是參加的分會數量. 這種新的資助模式將鼓勵分會為更多的婦女頒發更多的獎項, 這將有助於我們達成 2021-2031 的大目標. 這項策略將使專區獎項的競爭更加公平, 因爲獎項的數量將取決於獲得分會層級獎項的婦女人數, 而不是參加的分會數量.

7. 暫停「蘭馨會婦女與女孩分會專款」, 同時進行該專款的修訂以支持達成我們的 2021-2031 大目標.

在2020 年 2 月, SIA 理事會同意調整「蘭馨會婦女與女孩分會專款」以配合我們的 2021-2031 大目標: 通過提供教育機會來為五十萬名婦女與女孩的夢想投資. 這項專款將爲分會提供達成我們下一個大目標所需的關鍵項目: 財務支持. 在 19/20 年度, 由於受到新冠狀病毒疫情的影響, 我們的預計捐款收入下降了一百五十萬美元, 因此我們被迫暫停共計七萬五千美元的分會專款.

由於預計捐款收入將繼續減少, SIA 理事會同意也暫停 20/21 年度的「蘭馨分會專款」.

在 20/21 年度, 活動計劃部門的工作人員將專注於修訂「蘭馨分會專款」的材料, 以便在 21/22 年度重新啓動, 屆時分會專款將側重於支持夢想活動或其他當地工作, 以支持我們的 2021-2031 大目標. 有少量的預算將可用來翻譯修訂後的專款申請書和輔助材料.

8. 專注於會員參與以提高忠誠度, 保留會員, 最終達到會員人數成長.

策略包括:

• 會員保留 — 第三階段的鑽石活動: 照亮我們邁向第二個世紀的道路 已經於 2020 年 6 月 1 日啟動, 其目標如下:
  • 會員保留率達到85% 或更高.
  • 通過所有專區的協調努力在聯盟各地創立 15 個新分會.
• 會員參與 — 透過會員關懷電話鼓勵會員互動, 並與專區會員擴展主委合作以達成專區會員擴展目標. 工作人員將協助專區領導層擬訂計劃來處理會員保留和會員人數下降的問題, 以支持健康專區會員人數的要求標準.
• 會員人數成長 — 工作人員將開始探索各種新的會員資格模式/類別, 以及可能的福利方案. 工作人員將繼續支持各專區創立新分會的努力. 爲了支持「加強日本蘭馨會工作小組」, 總部工作人員將為日本擬訂一種新的分會模式, 以吸引年輕會員, 並計劃在 21/22 年度進行試驗.
• 會員忠誠度 — 20/21 年度將不收取逾期費用或會員復會費用.

9. 支持專區致力於理事會的政策 “維持 300 名會員, 目標 20 個分會”.

理事會同意維持現行的政策, 同時也認知各專區在此次病毒流行期間所面臨的種種挑戰. 理事會認爲, 重要的是要繼續將重點放在增加會員人數, 並且認為一個專區至少需有 300 名會員是必要的, 如此才能徵召到領導人才擔任關鍵職位.

理事會審查了所有被認爲不健康的專區, 並核准了改善計劃和專責小組的協助, 以支援這些專區努力重新回到健康專區的狀況. 目前有 22% 或 6 個專區被視為不健康、有風險或令人擔憂的狀況.

10. 不斷加強專區和分會的領導能力發展.

去年, 我們找出了領導者和志工在「參與」方面的一些障礙. 在 20/21 年度加強這些方面的主要措施包括:

• 總監圓桌會議的演變. 此模式將擴大到專區和分會領導人, 並爲 SIA 帶來收入.
• 領導者和志工參與的機會. 在這個關鍵時期, 「參與」比以往任何時候都更加重要. 在 20/21 年度, 工作人員將實施以下措施以吸引會員參與:
  • 蘭馨會向前邁進: 以虛擬方式推行業務的網上訓練課程. 專區和分會領導人需要工具來進行基金籌募, 執行我們統一品牌的夢想活動, 吸引會員參與和以虛擬方式管理業務. 我們將於 2020 年 9 月提供網上訓練課程以支援這項需求.
  • 總監和候任總監互動會議. 總監和候任總監對我們在 2020 年 5 月主辦的第一次互動會議給予好評, 並希望持續進行這類型的參與. 工作人員也很重視這種參與方式, 因爲互動會議使工作人員可以了解專區的需求並為未來提供訊息. 下一個年度我們計劃在 2020 年 10/11 月和 2021 年 2/3 月舉行兩次互動會議.
  • 志工表揚的架構. 志工的表揚對志工和會員的體驗非常重要. 我們在表揚志工方面有些冗餘, 工作人員不確定志工是否重視其他形式的表揚. 這項計劃將探討我們如何改善對志工的表揚, 並簡化我們的內部流程.

理事會處理了一些其他事項, 包括對 2020 年 2 月理事會議評估的審查; 對執行長兼首席執行官的年度評估; 對我們 28 個專區健康情況的審查; 選區工作小組的最新進展, 此工作小組的職責是提出建議以達到一個平衡的理事會; 針對我們的短期和長期計畫進行策略性討論, 以及我們對成功的衡量標準. 其他事務包括理事會成員的職責, 分會會費的批准和費用減免, 暫停收取分會會費的逾期費用及前會員在 20/21 分會年度加入或返回 (復會) 成爲會員的 10 美元費用.

20/21 年度策略計劃 獲得批准.

隨著我們在這一個新環境中向前邁進, 我們預計在 20/21 年度期間捐款和會員人數將會大幅度減少. 雖然這意味着我們大家都必須更加努力和以更聰明的方式工作, 但毫無疑問, 我們能夠而且也將加強對依靠我們且值得我們幫助的婦女與女孩的支持.

讓我們共同努力追求更光明的未來, 我們可以強化我們的組織使之更現代化, 並通過提供教育機會來支持婦女與女孩, 使她們在經濟上得到賦權. 蘭馨會向前邁進