第四十六屆雙年會取消常見問題
2020年月27日更新
基於我們無法控制的外在因素, SIA 的聯盟理事會決定取消我們於 2020 年 7 月 22至25 日在美國華盛頓州貝爾維尤舉行的第四十六屆雙年會. 我們這裡列出一些問題希望能回答你可能有的任何疑問.
一般問題
爲什麼 SIA 理事會做出這項決定?
許多因素影響了理事會的決定, 但首先最重要的是我們會員的健康和安全. 有一些情況是我們無法控制的, 這包括全球持續發生的新冠狀病毒大流行, 美國和華盛頓州宣告進入災難狀態, 美國政府、其相關機構、華盛頓州和將前來參加此次年會的會員所居住國家因應此情況而產生的法律、法規和命令.
理事會是否考慮過延期舉辦?
SIA 理事會確實考慮過延期舉辦雙年會, 但考慮到可能需要的人力和財政資源, 因此認為這不是一個可行的選擇. 因而, 理事會要求工作人員集中精力於 2021 年 10 月在舊金山舉行的 100 週年紀念活動和 2022 年 7 月在韓國漢城舉行的年會.
分會年會費用
在2020年4月15日, 我們與各分會溝通, 告知理事會決定保留分會年會費用以支付2020年會取消有關的開銷和責任負擔費用. 我們表示我們將在2020年10月稽核各項財務報告, 理事會將對這些財務報告進行審查, 在全面核算我們的收入與各項開支後決定下一步將採取什麼措施.
在我們做了這個決定之後, 貝爾維尤凱悅旅館主動與我們聯繫, 告知他們免除了我們的合同義務, 不會有任何違約的罰款.凱悅旅館免費解除我們履行合同的決定確實消除了我們最大的一項支出, 但這並不能使SIA免除其他與年會相關的財務費用. 目前, 我們預計2020年會相關的總支出約為190,000美元.
退款金額是多少? 何時會收到?
每個分會將獲得一部分的退款, 金額為 400美元, 我們會以支票方式寄給我們資料上的分會財務長. 退款將於2020年8月寄出.
2020年10月下旬最終的會計審查完成後, 所有年會收入盈餘資料將會遞交給理事會進行審查並決定如何以最佳的方式將盈餘退還給已支付2020年會費用的分會.
我們將如何為 2018-2020 兩個年度的成就慶祝, 包括感謝我們的領導人?
理事會已指示2022 年在韓國的年會將為 2018 年至 2022 年四個年度來慶祝. 這將包括感謝我們所有的領導人, 以及慶祝我們在這一段時期的成就.
2022 年的年會將在何時、何地舉行?
我們 2022 的雙年會將於 2022 年 7 月 20 日至 23 日在韓國漢城舉行.
註冊/餐點
我已經完成註冊參加雙年會. 我需要做什麼才能退款?
我們將處理所有已繳付的註冊費、購票餐點和自選活動的退款. 我們將在 2020 年 5 月 4 日星期一開始進行退款程序, 預期在 2020 年 6 月 1 日星期一前可以完成所有退款. 退款方式則會依照個人當初的付款方式來退款. 如果你的註冊費用是透過其他個人、分會、專區或第三方商家支付, 則款項將會退還給當初的付款人. 所有申請取消註冊的費用也將免除.
我已購買了餐飲活動和自選活動的門票. 我需要做什麼才能退款?
所有的購票餐點和自選活動費用將按上述方式退還.
我為幾位會員繳付了參加年會的註冊費和 (或) 餐點費用. 這些退款會如何處理?
所有註冊費和 (或) 餐點費用的退還方式會依照當初的付款方式來退款, 無論註冊表上的姓名是誰.
我在正式公佈年會取消之前已取消了我的年會註冊, $75 元取消費用是否會退款?
在之前已取消註冊的會員將會收到 $75 元辦理取消註冊的退款.
住房/旅館住宿
凱悅貝爾維尤旅館已經取消2020 年 7 月 22 日至 25 日年會的所有訂房. 預訂旅館時使用的信用卡將不會被收取任何費用.如果你的信用卡上顯示有收費, 請以電子郵件與SIA聯繫siahq@soroptimist.org以協助處理該款項.
我當初直接聯繫旅館, 預訂了一個區域的幾個房間. 我該如何處理?
要取消團體預訂, 請聯繫凱悅貝爾維尤旅館訂房部, 以獲得取消預訂的確認. 電話: 1-877-803-7534.
我訂了其他的旅館. 我需要做什麼?
如果你已在其他旅館預訂, 你需要在你當初收到的確認資料上查看有關條款, 並直接與該旅館聯繫取消訂房, SIA 無法幫你處理在其他旅館的訂房.
我通過第三方的網站預訂了我的旅館. 我需要做什麼?
如果你是通過第三方網站, 例如 booking.com 或 expedia.com 預訂房間, 則需遵守他們的訂房條款. 請直接與第三方網站聯繫, SIA 無法協助你取消這類的訂房.
旅程航班安排
我因為要參加第四十六屆雙年會而預訂了飛往華盛頓州貝爾維尤/西雅圖的機票. 我該如何處理?
請聯繫你的航空公司或旅行社, 遵循他們關於取消航班的準則. 許多航空公司都在修改相關政策, 以免除取消機票、重新預訂和更改機票的費用, 因爲美國和其他許多國家現在都有旅行的限制.
活動
這次年會籌劃了很多很棒的活動, 我們是否有機會查看這些已規劃好的內容?
我們很希望爲大家提供一些為這次年會籌劃的精彩內容. 我們正在擬訂一些方案來與大家分享.
這次年會中提議了幾項章程修訂. 現在貝爾維尤的年會已經取消, 我們將如何進行這些會務討論?
我們正在擬訂方法, 讓各分會針對提議的章程修訂案能仔細思考, 然後投票. 我們會在方案擬訂完成後與所有分會聯繫.
參展商/廠商
我是這次年會的供應商/參展商. 我需要做什麼才能獲得預訂攤位的退款?
所有的參展商都可以獲得攤位租賃費用的全額退款. 自 2020 年 5 月 4 日起, 你可以寄電子郵件至lindas@soroptimist.org 要求全額退款. 退款要求必須在 2020 年 5 月 29 日之前收到. 所有已申請辦理取消的費用也將免除.
如果你有任何其他的問題, 請聯絡: siahq@soroptimist.org. 謝謝大家.