虛擬會議的建議事項
新冠狀病毒打亂了 SIA 的各項會議. 在我們繼續向前邁進時, 很重要的一件事是要確定我們所規劃的活動都做好準備, 使會員相信面對面會議是安全的, 並對所有的專案都同樣有信心.
SIA建議採用以下措施
- 遵守當地、州和國家的所有有關法規和 “重新開放” 計劃. (每個州都在制定和實施各州的計劃, 當你在擬訂計劃時務必遵循各階段和開始日期的準則.)
- 遵循美國疾病控制及預防中心建議的互動安全準則.
- 要求所有與會者佩戴口罩並採取預防措施以保障所有人的安全.
規劃活動時需考慮的因素
選擇虛擬活動或現場活動
你的活動是否能夠以電子方式或虛擬方式進行? 雖然我們強烈建議會議和活動以虛擬或數位化方式進行, 但也理解有些會議無法以電子方式進行, 因此在決定是否要舉辦現場活動時請運用你的最佳判斷力.
挑選地點和場地
- 該場地在新冠狀病毒傳播期間是否開放或使用過?
- 該場地上一次進行清潔和消毒是什麼時候? 有哪些消毒程序? 詢問下列問題: 該場地的公共區域和經常接觸點消毒的頻率, 以及場地是否會供應肥皂、乾洗手液、洗手台、垃圾桶等.
- 場地或房間的設計是否允許與會者保持安全距離? 請考量人群密度, 並參閱州和當地法規, 瞭解活動人數的最大容量和保持距離的規範. 此外, 我們強烈建議不要在私人住宅舉辦活動, 因爲在許多人群進出的情況, 住宅有可能會被污染.
有關與會者的考量
- 在籌備和主辦活動時, 請考慮與會者的人口組成資料, 例如需要考慮與會者的年齡和是否有既有的健康狀況.
- 和與會者的通信中應力勸任何身體感到不適或有風險的人不要出席. 提供與會者症狀的相關訊息, 並規劃如何傳達緊急狀況和活動取消的資訊.
- 在與會者進入會場時你是否會做篩檢? 你的分會是否會提供乾洗手液、口罩、面紙或手套? (請注意, SIA總部無法為分會提供這些物品.)
- 建議在參加者進入活動場地之前和離開時都進行基本的檢查. 亞馬遜公司 (Amazon) 列有多種非接觸式溫度計可用來做檢查. (所列產品僅在提供範例, 而不是建議購買某項產品.)
接待、食物與飲料
- 檢視有關宴會或飲食供應的安全和清潔計劃.
- 檢視州和當地食品服務的準則.
- 考慮提供個別包裝的食品, 如便當或盒裝套餐和瓶裝水.
- 避免在許多人會接觸食物或會觸碰餐具的地方供應食物.
- 考慮錯開食物供應的時間, 以避免過於擁擠.
提供健康資訊
這方面的資訊大部分都已在許多網頁上有登載, 例如城市、縣市、州和國家衛生當局的網站都會登載你地區群眾聚集人數的限制; 此外, 世界衛生組織和疾病控制及預防中心也提供大量的健康資訊. 因此, 請準備當地新冠狀病毒檢測地點的資料提供給詢問的與會者, 並擬定計劃如何處理在會議期間若有與會者生病的情況.
活動之前、期間和之後
活動之前
與場地管理人員會面, 以制定應急方案和溝通計劃, 處理可能影響會議的新冠狀病毒情況. 記下已做好準備的事項, 並將其傳達給與會者. 同時, 請收集防護用品, 例如口罩、肥皂、乾洗手液、消毒溼巾、面紙和酒精紙巾. (有些物品目前市面仍然稀缺, 購買不易, 請運用你的最佳判斷力來判斷你所在地區能夠取得哪些物品.)
隨時掌握當地和全國新冠狀病毒新聞的最新資訊. 向會員和潛在會員傳播有關安全預防措施、新冠狀病毒症狀、安全距離和安全的替代方法以取代握手、擁抱和舉手擊掌等的訊息. 勸導任何身體感覺不適的人或任何認為自己可能曾經暴露在有病毒環境的人不要來參加 (制定並傳達你的退款政策). 劃定一個隔離區域, 並擬定行動計劃處理有任何人在活動中生病的情況.
活動期間
確保各項服務和食物飲料的提供方式已準備妥善. 我們鼓勵使用指示牌、桌上立卡或海報來提醒參加人員遵循預防措施. 經常提醒與會者採取預防措施 (不要擁抱或握手、保持安全距離等), 並確保有洗手設施、乾洗手液和面紙可以使用.
若有與會者生病的情況, 要將生病的人與其他人群分開, 安置在隔離區, 並協助聯絡當地的健康主管機關. 如果你的活動有提供口罩, 或與會者有自己的口罩, 請要求大家務必隨時都要戴口罩.
活動之後
與場地管理人員和其他會議規劃人員一起檢討此次活動的經驗, 以爲未來的活動制定必要的補充措施, 並繼續密切注意衛生機構發佈的新準則. 要求與會者若在活動後兩週內有症狀出現, 務必通知主辦單位, 以便主辦單位通知其他與會者.
青少年活動的特殊考量
SIA 爲指導分會和會員與青少年一起工作製作了一些資源. 對於虛擬活動其他需要注意的事項:
- 請勿對外公開發佈會議的連結或會議資訊, 這項訊息應保留在會議群組的通訊範圍內, 如此可有助於防止 Zoom 會議或其他虛擬會議平台受到未受邀請者的干擾.
- 請勿在螢幕上列出姓名或其他可以識別個人的資訊, 例如與會者名單. 同樣地, 請勿讓青少年分享自己的個人資訊. (如果她們想與另一位年輕人交流, 她們可以在活動結束後進行.)
- 請記住, 你的會議正在以數位化方式訪問另一個人的家中, 在那裡的種種情況可能與你預期的不同, 或者你可能會看到原本不該被看到的, 或聽到不該聽到的一些聲音.
SIA 特別感謝門薩 (Mensa) 同意我們修改和使用這些準則.