Preguntas frecuentes sobre la cancelación de la 46° Convención Bienal
Actualizado el 27 de mayo de 2020
Con gran pesar les informo que la Junta de Directoras de SIA ha debatido y decidido por razones ajenas a nuestro control cancelar nuestra 46° Convención Bienal en Bellevue, Washington, EE.UU., del 22 al 25 de julio de 2020. Esperamos que esta lista de preguntas responda cualquier inquietud que puedan tener en este momento.
Preguntas Generales
¿Por qué es que la Junta de SIA tomó esta decisión?
Muchas cosas influyeron en la decisión de la Junta de Directoras, pero ante todo fue la salud y la seguridad de nuestras socias. Una serie de circunstancias están fuera de nuestro control. Esto incluye la continua pandemia mundial de COVID-19, las declaraciones de desastre de los EE.UU. y el Estado de Washington, y las leyes, reglamentos y órdenes resultantes del gobierno de EE.UU. y sus agencias, el Estado de Washington y otros países de los cuales nuestras socias estarían viajando para asistir a la convención.
¿La Junta consideró un aplazamiento?
La Junta de SIA consideró un aplazamiento, pero esta no era una opción factible debido a los recursos humanos y financieros que requeriría. En cambio, la Junta le pidió al personal que se concentrara en el evento de celebración del 100° aniversario en San Francisco en octubre de 2021, y la convención de julio de 2022 en Seúl, Corea.
Tarifa De Convención Del Club
El 15 de abril de 2020, les comunicamos a los clubes que la Junta había decidido retener la tarifa de la convención del club para cubrir los costos y las responsabilidades asociadas con la cancelación de la convención de 2020. Comunicamos que habríamos auditado los informes financieros en octubre de 2020 y la junta revisaría esos informes y decidiría cuáles serían los siguientes pasos después de tener una contabilidad completa de nuestros ingresos y gastos.
Después de esta decisión, el Hyatt Regency Bellevue se puso en contacto con nosotros para informarnos que nos liberarían de nuestras obligaciones contractuales sin ninguna penalización financiera. La decisión del Hyatt de liberarnos de nuestro contrato sin cargo no exime a SIA de otros gastos financieros asociados con la convención, pero elimina nuestro mayor gasto. En este momento, anticipamos que la cantidad total de gastos asociados con la convención 2020 será de aproximadamente $190,000.
¿Cuánto será el reembolso y cuándo se recibirá?
Cada Club recibirá un reembolso parcial por la cantidad de $400 que se enviará mediante un cheque enviado por correo a la tesorera del Club en el registro. Los reembolsos se enviarán por correo en agosto de 2020.
Después de la revisión contable final a fines de octubre de 2020, cualquier excedente de ingresos de la convención irá a la Junta de Directoras para su revisión y decisión sobre la mejor manera de devolver cualquier excedente a los clubes que pagaron su tarifa de la convención 2020.
¿Cómo celebraremos el bienio 2018-2020, incluyendo el agradecimiento a nuestras líderes?
La Junta de Directoras ha ordenado que la convención de 2022 en Corea celebre el cuatrienio de 2018-2022. Incluiremos una celebración de todas nuestras líderes y nuestros logros durante este período
¿Cuándo y dónde se llevará a cabo la convención de 2022?
Nuestra Convención de 2022 tendrá lugar en Seúl, Corea, del 20 al 23 de julio de 2022.
Inscripción/Comidas
Actualmente estoy inscripta para la Convención Bienal. ¿Qué debo hacer para obtener un reembolso?
Procesaremos reembolsos para todas las inscripciones pagadas, comidas con boleto y eventos opcionales. Comenzaremos el proceso de reembolso la semana de Lunes 4 de mayo de 2020 y anticipamos completarlo antes del lunes 1 de junio de 2020. Su reembolso se procesará a través del método de pago original. Si sus tarifas de registro se pagaron a través de otro individuo, club, región o un proveedor externo, el reembolso se emitirá al pagador original. Todas las tarifas de cancelación serán eliminadas.
Compré boletos para comidas y eventos opcionales. ¿Qué debo hacer para obtener un reembolso?
Todas las comidas con boleto y las tarifas opcionales del evento serán reembolsadas como se describe anteriormente.
Compré inscripciones y/o comidas para varias socias que asistieron a la convención. ¿Qué pasará con esos reembolsos?
Todas las inscripciones y/o comidas serán devueltos de la misma manera en que fueron pagados, independientemente de los nombres en las inscripciones.
Cancelé mi inscripción antes de la cancelación oficial de la convención. ¿Recibiré un reembolso de la tarifa de cancelación de $75?
Aquellas que ya hayan cancelado su inscripción recibirán un reembolso de la tarifa de cancelación de $75.
Alojamiento En El Hotel
Todas las reservas de habitaciones para la Convención del 22 al 25 de julio de 2020 han sido canceladas por el Hotel Hyatt Regency Bellevue. No se cobraron tarjetas de crédito por la reserva del hotel. Si aparece un cargo en su tarjeta de crédito, comuníquese con SIA por correo electrónico a siahq@soroptimist.org para asistencia adicional.
Me puse en contacto directamente con el hotel y reservé un grupo de habitaciones grupales con el hotel. ¿Qué debo hacer?
Comuníquese con el Departamento de reservas del Hyatt Regency Bellevue Hotel, 1-877-803-7534, para cancelar sus reservas grupales y obtener la confirmación de cancelación de reserva correspondiente.
Reservé en un hotel diferente. ¿Qué debo saber?
Si ha reservado en un hotel diferente, deberá referirse a los términos en su confirmación y cancelar la reserva directamente con ese hotel. SIA no puede ayudar con las reservas en otras propiedades del hotel.
Reservé mi hotel a través de un sitio de terceros. ¿Qué debo saber?
Si reservó una habitación a través de un sitio de terceros, como booking.com o expedia.com, está sujeta a los términos de su reserva. Póngase en contacto directamente con el sitio de terceros. SIA no puede ayudarla con este tipo de reserva.
Arreglos De Viaje
Tengo una reserva para viajar en avión a Bellevue/Seattle, WA, para la 46° Convención Bienal. ¿Qué debo hacer?
Póngase en contacto con su aerolínea o agencia de viajes y siga sus pautas con respecto a la cancelación de vuelos. Muchas aerolíneas están actualizando sus políticas y eliminando las tarifas de cancelación de vuelos, reservas y cambios debido a las restricciones de viaje que se han implementado en los EE.UU. Y en muchos otros países.
Programa
Había tantas cosas geniales planeadas para esta convención. ¿Tendremos alguna oportunidad de ver el contenido planeado?
Esperamos poder brindarles algunos de los excelentes contenidos planeados para esta convención. Estamos desarrollando esos planes y compartiremos más información cuando esté disponible.
Se iban a proponer cambios a los estatutos en esta convención. ¿Cómo haremos negocios ahora que no nos reuniremos en Bellevue?
Estamos desarrollando un método para que nuestros clubes consideren y voten en las enmiendas propuestas a los estatutos. Nos pondremos en contacto con todos los clubes cuando hayamos desarrollado ese plan.
Expositores/Vendedores
Soy vendedor/expositor en la Convención. ¿Qué debo hacer para recibir un reembolso por el espacio de mi stand?
Todos los expositores actuales son elegibles para recibir un reembolso completo de las tarifas de alquiler de stands. A partir del 4 de mayo de 2020, puede solicitar un reembolso completo enviando un correo electrónico a lindas@soroptimist.org. Las solicitudes de reembolso deben recibirse antes del 29 de mayo de 2020. Todas las tarifas de cancelación serán eliminadas.
Si tienen alguna pregunta adicional, comuníquese con siahq@soroptimist.org. Gracias.