第46回隔年大会中止に関する「よくある質問」

2020年月27日更新

SIAの連盟理事会は、私たちには管理不可能な理由により、2020年7月22日から25日まで米国ワシントン州ベルビューで開催予定であった第46回隔年大会を正当な理由で中止することを決定しました。以下の一連の質問が、現時点の皆様の懸念や質問への回答となることを願っています。

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一般的な質問

連盟理事会はなぜ今回の決定を行ったのですか？
理事会の決定には様々な点が影響しましたが、何よりもまず、私たちの会員の皆様の健康と安全を第一に考えました。多くの状況が、私たちの管理が及ばないものでした。これには、新型コロナウィルス感染症の世界的なまん延が続いていること、米国及びワシントン州による災害宣言、その結果として生じた米国政府及び連邦機関、ワシントン州、大会に出席するために渡航する会員の皆様の居住国における法律／規制／命令、が含まれます。

連盟理事会は、延期を検討しましたか？
連盟理事会は延期を検討しましたが、それに必要とされる人的及び金銭的資源により、延期は実行可能な選択肢ではありませんでした。その代わり、理事会はスタッフに、2021年10月に米国カリフォルニア州サンフランシスコで行われる100周年記念祝賀と、2022年7月に韓国のソウルで開催される大会に焦点を当てるよう求めました。

クラブの大会登録料費について

クラブに宛てた2020年4月15日のお知らせで、理事会は、2020年大会の中止に伴う費用及び負債をカバーするため、クラブの大会登録料を保持する決定をしたとお伝えしました。私たちは、2020年10月に、財務報告の監査を行い、理事会はそれらの報告を点検し、私たちの収入と経費に関する会計を完全に把握した上で、次のステップを決定するとお伝えしました。

この決定の後、ハイアット・リージェンシー・ベルビューから連絡があり、ホテル側は私たちを契約上の義務から解除し、罰金も発生しないと伝えられました。私たちの契約解除に費用は発生しないというハイアット側の決定は、大会に伴うその他のSIAの金銭的費用を吸収するものではありませんが、私たちにとって最大の費用が排除されます。現在、私たちは、2020年大会に関連する経費の合計を約19万ドルと試算しています。

返金額はいくらになり、いつ返金されますか？
各クラブに、400ドルの一部返金が行われます。記録にあるクラブ・トレジャラー宛てに小切手が郵送されます。返金の小切手は2020年8月に郵送されます。

2020年10月後半に会計の最終点検が行われた後、大会収入の黒字が発生した場合、理事会は、その黒字分を2020年大会登録料を支払ったクラブに返金する最善の方法について、検討及び決定を行います。

私たちは、リーダーへの感謝を含め、どのようにして2018-2020年の2年期を祝うのでしょうか？
理事会は、2022年に韓国で開催される大会を、2018-2022年の4年期の祝賀とすることを指示しました。この期間における全てのリーダーと達成のお祝いが含まれます。

2022年の大会はどこでいつ開催されるのですか？
2022年の大会は、2022年7月20日から23日まで、韓国のソウルで開催されます。

登録／食事

隔年大会に登録しました。返金を受けるためには何が必要ですか？
登録、食事、オプショナルのイベントへお支払いいただいたすべての費用について、返金の手続きを開始します。返金の手続きは、2020年5月4日（月）の週から開始し、2020年6月1日（月）までに完了する必要があります。返金は、お支払いいただいた際の手段を通じて処理されます。あなたの登録料が、他者、クラブ、リジョン、もしくは第三者の業者によって行われた場合、返金は元々の支払人へ行われます。すべてのキャンセル料が免除されます。

会食行事とオプショナルのイベントのチケットを購入しました。返金を受けるためには何が必要ですか？
会食行事とオプショナルのイベントのチケット料金はすべて、上記に書かれている通りに返金されます。

大会に出席する複数の会員のために、登録及び（または）食事のチケットを購入しました。それらの返金はどのようになりますか？
すべての登録及び（または）食事の料金は、登録者の氏名にかかわらず、支払い時と同じ方法で返金されます。

大会の中止が正式に決定される前に、自分の登録をキャンセルしました。75ドルのキャンセル料は返金されますか？
既に登録をキャンセルされた方には、75ドルのキャンセル料金が返金されます。

宿泊／ホテル

2020年7月22日～25日に予定されていた大会用の客室予約はすべてハイアット・リージェンシー・ベルビュー・ホテルによってキャンセルされました。ホテルの宿泊予約がクレジット・カードに請求されることはありません。もしご自分のクレジット・カードに料金が請求されている場合、SIAまでEメール（siahq@soroptimist.org）にてご連絡ください。お手伝いいたします。

ホテルへ直接連絡し、複数の客室をグループ予約しました。どうすればよいでしょうか？
ハイアット・リージェンシー・ベルビュー・ホテルの予約課（電話番号1-877-803-7534）へ連絡し、グループ予約をキャンセルし、適切な予約キャンセル確認書を取得してください。

別のホテルを予約しました。どうしたらよいでしょうか？
別のホテルを予約された場合、予約確認書にある規約を調べ、そのホテルへ連絡して予約を直接キャンセルしてください。SIAは、他のホテルでの予約についてお手伝いすることはできません。

第三者のウェブサイトを通じてホテル宿泊の予約をしました。どうしたらよいでしょうか？
booking.comやexpedia.comなど第三者のウェブサイトを通じてホテル宿泊の予約を行った場合は、その際の予約の規約が適用されます。第三者のウェブサイトに直接ご連絡なさってください。SIAは、それらの予約についてお手伝いすることはできません。

渡航の準備

第46回隔年大会のため、米国ワシントン州ベルビュー／シアトルへの飛行機の予約をしました。どうすればよいでしょうか？
航空会社もしくは旅行代理店へ連絡し、フライトのキャンセルに関するそれぞれのガイドラインに従ってください。米国及び多くの諸国で渡航制限が行われているため、多くの航空会社はポリシーを変更し、フライトのキャンセル、再予約、変更の手数料を免除しています。

プログラム

大会には数多くの素晴らしい計画がなされていました。計画されていたコンテンツ（内容）を見る機会はありますか？
今回の大会のために計画されていた素晴らしいコンテンツ（内容）の一部を、皆様へお届けしたいというのが私たちの願いです。私たちはそれらの計画を策定中です。用意が整い次第、詳しいお知らせを共有させていただきます。

今回の大会では、細則の改正が提案される予定でした。米国ワシントン州ベルビューでの会合ができなくなった今、私たちはどのようにその業務を行いますか？
現在、提案されている細則の改正について、クラブが審議及び投票できる手法を検討しています。計画が策定されましたら、すべてのクラブへご連絡いたします。

物産販売者／業者

大会で業者／物産販売者となる予定でした。ブース料の返金を受けるためには何が必要ですか？
すべての現行の物産販売者は、ブースのレンタル料について全額返金の対象となります。2020年5月4日より、lindas@soroptimist.orgへEメールを送り、全額返金をリクエストしてください。返金のリクエストは、2020年5月29日までに受理されるようお送りください。すべてのキャンセル料が免除されます。

その他のご質問は、siahq@soroptimist.orgまでご連絡ください。よろしくお願いいたします。